Dicas sobre certificado digital e contabilidade para clínicas

Já parou para pensar que o seu negócio pode ter grandes aliados que vão te ajudar nas tomadas de decisões?

Uma contabilidade para clínicas, que seja especializada, e que lhe forneça as melhores informações sobre receitas, despesas e fluxo de caixa é um bom exemplo disso. E o que dizer de um certificado digital que agiliza os processos eletrônicos que necessitam de assinaturas?

Pois é, a tecnologia veio para mudar a visão do empresário, abrir um leque de opções e dar o norte tão almejado para manter a empresa ativa num mercado tão competitivo. E a contabilidade tem que acompanhar essa evolução.

E o papel do contador é importante para qualquer tipo de empreendimento. É através das demonstrações contábeis que um administrador de uma clínica médica, por exemplo, terá as ferramentas necessárias para gerenciar seu negócio.

A organização do negócio através da contabilidade para clínicas

É fundamental que todas as receitas e despesas da empresa sejam efetivamente registradas em nome da clínica médica. Notas de prestação de serviços e de contratação de outra pessoa (física ou jurídica), aquisições de material de uso e consumo, contas telefônicas, luz, água, aluguel do estabelecimento… São diversos gastos para manter o funcionamento da clínica, assim como os retornos sobre o serviço que é prestado.

Para que tudo saia de maneira correta, a clínica deve registrar em sua conta bancária todas as movimentações originárias de receitas e despesas. Ou seja, nada de fazer pagamentos do empresário ou de outras pessoas na conta da empresa, nem recebimentos e depósitos que não sejam valores advindos da atividade dela.

Com as contas organizadas, é só reunir toda a papelada, tudo que ocorreu em cada mês. É o que chamamos de Documentos Contábeis, que devem ser enviados para a contabilidade.

A escrituração contábil da Clínica

Uma dúvida: qual o Regime Tributário da sua empresa? Está em dúvida se o que escolheu é mesmo a opção mais vantajosa? Pois bem, há três opções de regime pelos quais a empresa poderá ser tributada, levando-se em consideração o faturamento.

Lucro Real: receita bruta superior a R$ 78 milhões
Lucro Presumido: faturamento de até R$ 78 milhões ao ano
Simples Nacional: receita bruta de até R$3,6 milhões

Mas não é somente observando a receita que a opção por determinada forma de tributação pode ocorrer. Para uma escolha mais assertiva, é essencial que o responsável pela empresa recorra ao seu “braço direito” – o seu profissional de Contabilidade para clínicas.

Além dos impostos que o governo exige da empresa, também há a escrituração dos atos e fatos incorridos na atividade. Para que todas as informações contábeis sejam repassadas corretamente ao contador e não correr o risco de esquecimento ou extravio de documentos, que tal utilizar um sistema financeiro? Assim, conseguirá atender ao fisco, aos sócios e aos demais usuários dessas informações.

Um sistema financeiro que auxilia em todo processo de gestão e dá respostas imediatas

Um administrador que precisa “pôr a mão na massa” deve contar com a tecnologia e usar o tempo a seu favor. Chega de esperar a oportunidade de ir até o contador com os documentos debaixo do braço e esperar todo o trâmite contábil para ter resultado.

É muito importante para um empresário ter em mãos o controle de suas contas a pagar e a receber, com informações reais e precisas. Isso é possível a partir de um bom sistema financeiro, alimentado com as movimentações do dia a dia, que serão repassadas ao contador.

Para isso, a empresa deve contar com um pessoal qualificado, que alimente todas as informações no sistema, como aquisições, prestações de serviços, recebimentos e pagamentos. Escolher um bom software que auxiliar esse processo pode ser uma ótima ideia. Adotar um software de gestão vai abrir caminhos para controlar seu negócio e direcioná-lo a manter um nível de lucratividade.

Você, empreendedor só ganha com esse investimento. Sabe porquê? Sua clínica precisa funcionar para atender seus pacientes e, em contrapartida, você precisa acompanhar os gastos necessários para o funcionamento, pagar as contas e ainda ter um tempo para conferir se foi tudo devidamente realizado.

Tecnologia a favor dos negócios

As inovações tecnológicas tendem a revigorar cada vez mais pensamentos e processos que antes só faziam parte do sonho dos administradores. Quanto tempo se perdia para fazer cadastro de pacientes e fornecedores? Inclusive de funcionários, mandar o ponto para o RH. Quantas vezes já esqueceu de pagar uma conta ou de confirmar recebimentos?

Com toda a modernidade, o empresário qualquer tipo de clínica consegue acompanhar seu paciente de forma precisa e manter suas consultas e diagnósticos sempre atualizados, além de um melhor controle de férias dos seus colaboradores. Com o sistema de informação, todas as áreas de interesse vão usufruir dessa ferramenta e extrair o que for necessário para a execução do trabalho.

Certificado Digital

O certificado digital é um documento que valida a assinatura eletrônica. Ele funciona como se fosse a carteira de identidade, porém, virtual. Isso significa substituir a necessidade de imprimir um documento para assinar e depois digitalizar (scannear) para enviá-lo por meio eletrônico.

Com isso, haverá redução de papel e, consequentemente, diminuição de gastos e tempo de execução. Além disso, essa assinatura é válida por ter todas as informações pessoais do representante legal da empresa (e-CPF).

Dependendo do que precisar assinar eletronicamente, será preciso que a empresa também tenha seu certificado digital (e-CNPJ). Tudo isso porque sua clínica deve entregar aos órgãos competentes algumas declarações que chamamos de Obrigações Acessórias, que validam as informações registradas nas demonstrações contábeis.

A título de curiosidade, há dois modelos de certificados: A1 e A3. O A1 é como se fosse um arquivo e pode ser instalado em mais de um computador, servindo para emitir notas de produto e serviço. Já o A3, além de possuir uma tecnologia e segurança maior, é obtido por token (que se assemelha a um pendrive) ou cartão inteligente, que depende de um leitor para seu funcionamento.

Você pode estar convicto de que o certificado digital é seguro, válido no âmbito jurídico e com proteção eletrônica. Portanto, você pode emitir nota, assinar atestado médico, relatórios contábeis, gerenciais, SPED Contábil (Diário) e Escrituração Contábil e Fiscal sem precisar gastar uma folha de papel.

Para entender melhor como funciona o Certificado Digital, consulte seu contador. Ele vai te orientar como adquiri-lo!

Aline Jacques

Gestora de Pessoas e Processos da Unidade Business