Obrigações acessórias: o que são, como funcionam e como elas impactam na sua empresa

Se você é um gestor de empresa, as obrigações acessórias são uma parte essencial da rotina diária da sua empresa. Talvez você já tenha ouvido esse termo com sua equipe, ou talvez seja algo novo para você. De qualquer forma, entender o que são obrigações acessórias é muito importante para um gestor que busca a excelência.

Gerenciar uma empresa e manter todas as obrigações legais em dia é uma tarefa complexa, não é mesmo? É por isso que muitas empresas têm uma equipe dedicada apenas a isso. Para manter a legalidade, existem protocolos específicos a serem seguidos e informações que devem ser enviadas ao Governo periodicamente. As obrigações acessórias estão no coração desse processo.

E para ajudar você, gestor, a entender melhor esse tema tão importante, preparamos este artigo recheado de boas informações. Leia atentamente até o final, e descubra como manter sua empresa em conformidade com todas as regras e regulamentos.

O que são as obrigações acessórias

Como gestor, você encontrará dois tipos de obrigações que sua empresa deve cumprir: as obrigações principais e as obrigações acessórias. Ambas são muito importantes, mas têm finalidades e prazos distintos. Vamos entender o que são as obrigações principais e as obrigações acessórias e por que são importantes.

O que são as obrigações principais

As obrigações principais são essenciais para manter sua empresa em dia com o Fisco. Elas incluem o pagamento dos tributos e são independentes de outras obrigações. Cumprir essas obrigações evita problemas e prejuízos, garantindo que sua empresa esteja regularizada. Os documentos que comprovam esses pagamentos precisam ser apresentados ao Fisco.

O que são as obrigações acessórias

As obrigações acessórias, por outro lado, são relatórios, em sua maioria eletrônicos, enviados a diferentes órgãos dos Governos Federal, Estadual e Municipal. Esses relatórios contêm dados sobre as operações da empresa, utilizados na apuração de impostos, tributos, encargos e contribuições. O objetivo das obrigações acessórias é auxiliar na fiscalização e arrecadação adequada dos tributos.

Em resumo, as obrigações acessórias são informações detalhadas das operações da sua empresa que ajudam no cálculo das obrigações principais. Uma ferramenta comum para coletar esses dados, por exemplo, é o Balanço Patrimonial.

É importante notar que esses relatórios variam, dependendo do regime tributário da empresa e do tipo de atividade exercida. Ou seja: não são iguais para todas as empresas.

Documentos que fazem parte das Obrigações Acessórias:

• Notas fiscais de venda de produtos/serviços;
• Guias de recolhimento de tributos;
• Escrituração de livros fiscais;
• Declarações fiscais;
• Demonstrações contábeis;
• Folhas de pagamento e contracheques;
• Declarações sociais;
• Etc.

Compreender as obrigações acessórias é fundamental para qualquer gestor. Elas garantem que sua empresa esteja em conformidade com as leis e regulamentos, evitando surpresas desagradáveis e multas.

Como surgem as obrigações acessórias

Você já se perguntou de onde vêm as obrigações acessórias e quem as define? Como gestor, é essencial entender como essas obrigações são criadas e regulamentadas.

As obrigações acessórias são estabelecidas pelos Governos Federal, Estadual e Municipal. São esses órgãos governamentais que determinam quais tipos de declarações acessórias sua empresa precisa entregar. Eles também são responsáveis por definir os prazos para o cumprimento dessas obrigações e as multas aplicáveis caso esses documentos não sejam entregues nos prazos preestabelecidos.

Mas não se trata apenas de multas. As empresas que não cumprem suas obrigações acessórias podem enfrentar consequências mais graves. Elas podem ser consideradas irregulares e até mesmo serem proibidas de continuar suas atividades.

Por isso, como gestor, é sua responsabilidade estar ciente dessas obrigações e garantir que sejam cumpridas de acordo com as leis e regulamentos aplicáveis.

Quais são os tipos de obrigações acessórias existentes

As obrigações acessórias variam de acordo com as atividades exercidas e o regime tributário adotado pela empresa. Veja a seguir os principais tipos de obrigações acessórias por regime tributário e entenda o que cada um significa.

Simples Nacional

Voltado para empresas de pequeno e médio porte, o Simples Nacional determina faixas de tributação com base no faturamento. Algumas das obrigações acessórias no Simples Nacional incluem:

• DEFIS– Declaração de Informações Econômicas e Fiscais, que fornece informações fiscais e econômicas da empresa.
• DAS – Documento de Arrecadação do Simples Nacional, utilizado para recolher tributos unificados.
• DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte, para empresas que fazem a retenção do IRRF.
• SINTEGRA – Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços.
• DESTDA – Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação, relacionada ao ICMS.
• Outras como DECD, EFD ICMS/IPI, Sefip/GFIP, Dirf, Rais, Caged.

Lucro Presumido

Este regime tem mais obrigações acessórias que o Simples Nacional:

• DES – Declaração Eletrônica de Serviços, que informa os serviços prestados.
• DCTF – Declaração de Débitos Tributários Federais, que confirma os tributos a serem pagos.
• SPED Fiscal – Sistema utilizado para transmitir a Escrituração Fiscal Digital.
• Outras como GIA, LFE, SISCOSERV, GIA Estadual, ECF, Dirf, RAIS, CAGED, ECD, EFD ICMS/IPI, SEFIP/GFIP.

Lucro Real

Considerado o regime tributário mais complexo, inclui:

• EFD ICM/IPI – Substitui a escrituração contábil em papel, digitalizando arquivos cadastrados.
• ECD – Escrituração Contábil Digital, que substitui o uso de papel para livros contábeis.
• Outras como ECF, DIRF.

Obrigações de Atividades Específicas

Algumas obrigações são específicas para determinadas classes de atividades:

• DMED – Declaração de Serviços Médicos, para profissionais da área da Saúde como médicos, psicólogos, dentistas.
• DIMOB – Declaração de Informações Sobre Atividades Imobiliárias, para empresas que intermedeiam, incorporam ou alugam imóveis.

Compreender as obrigações acessórias é fundamental para a gestão eficaz de sua empresa. Cada uma dessas obrigações desempenha um papel muito importante na conformidade fiscal e legal de sua organização.

Os prazos para as obrigações acessórias

Como gestor de uma empresa, é importante não apenas entender as obrigações acessórias, mas também estar ciente dos prazos de entrega. Cada categoria de declarações tem prazos diferentes que devem ser respeitados.

A Receita Federal mantém uma agenda tributária atualizada com todos os prazos de entrega das obrigações acessórias. Veja a seguir alguns dos prazos para as obrigações acessórias:

Simples Nacional

• DEFIS: Deve ser apresentado até o dia 31 de março de cada ano.
• DAS: A guia DAS deve ser entregue até o dia 20 de cada mês.
• SINTEGRA: Entrega até o dia 25 do mês subsequente da operação.
• DIRF: Deve ser apresentado até o último dia útil de fevereiro de cada ano.
• DESTDA: Deve ser entregue até o dia 28 de cada mês.

Lucro Presumido

• DES: O prazo varia conforme o calendário das Prefeituras.
• DCTF: Deve ser entregue até o 15º dia útil de cada mês.
• EFD Contribuições: Entrega até o 10º dia útil de cada mês.
• SPED FISCAL: O prazo varia conforme o calendário dos Estados.
• GIA Estadual: O prazo varia de estado para estado.

Lucro Real

• EFD ICM/IPI: Deve ser entregue até o dia 15 de cada mês.
• ECD: Entrega até o dia 30 de junho de cada ano.
• ECF: O prazo varia conforme o calendário da Receita Federal.
• DIRF: Deve ser apresentado até o último dia útil de fevereiro de cada ano.

Os prazos para as obrigações acessórias são fundamentais para manter a conformidade fiscal e evitar penalidades. É aconselhável consultar regularmente a agenda tributária da Receita Federal para se manter atualizado sobre as datas de entrega.

Como facilitar a organização das obrigações acessórias

A gestão das obrigações acessórias pode ser simplificada com o uso de um bom software de Gestão Empresarial. Esse tipo de tecnologia facilita a inserção das informações e gera relatórios necessários de forma prática. Os principais benefícios o uso de um software de Gestão Empresarial são:

• Eficiência: Automatiza a coleta e organização de dados.
• Conformidade: Ajuda a cumprir prazos e evitar multas.
• Segurança: Protege seus dados e evita perdas.

Utilizar a tecnologia na gestão das obrigações acessórias é uma excelente estratégia que, além de tudo, economiza tempo e recursos. Não hesite em usar essa abordagem a seu favor!

As diferenças entre obrigações acessórias e obrigações tributárias

As obrigações acessórias e tributárias são dois conceitos distintos no mundo fiscal. Enquanto as obrigações acessórias se referem à necessidade de cumprir com pagamentos e prazos estabelecidos pela lei, evitando problemas com a Receita Federal, estados ou municípios, as obrigações tributárias estão ligadas ao pagamento de tributos ou penalidades.

Essas últimas auxiliam na fiscalização e arrecadação de tributos pelo Estado. É importante notar que o não pagamento de um tributo relacionado a uma obrigação acessória pode transformá-lo em obrigação tributária, que só se extingue com o pagamento total do tributo.

Quais os livros fiscais necessários para as obrigações acessórias

As obrigações acessórias são uma parte vital da gestão fiscal de uma empresa, e para empresas que optam pelo Lucro Real, há uma série de livros comerciais e fiscais que devem ser mantidos para registrar e controlar suas operações. No entanto, vale ressaltar que com a modernização dos sistemas, muitos desses livros estão sendo substituídos pelo SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), tornando os livros físicos cada vez mais obsoletos.

Para as empresas que ainda não adotaram a ECD (Escrituração Contábil Digital) e a ECF (Escrituração Contábil Fiscal), os seguintes livros ainda são necessários:

• Livro Diário;
• Livro Razão;
• Livro de Registro de Duplicatas;
• Livro Caixa;
• Livro Registro de Inventário;
• Livro Registro de Entradas: Para documentar as compras da empresa.
• Livro para Registro Permanente de Estoque;
• Livro de Apuração do Lucro Real;
• Livro de Movimentação de Combustíveis.

Esses livros são fundamentais para garantir a conformidade com as obrigações acessórias e devem ser mantidos e atualizados regularmente.

Como saber quais obrigações acessórias sua empresa deve atender

Entender o Regime Tributário e a atividade exercida por sua empresa te ajuda também a entender quais obrigações acessórias precisa atender. No entanto, não há dúvidas de que ter uma equipe especializada à sua disposição é o caminho ideal para não deixar nenhuma obrigação de fora e manter sua empresa tranquila e dentro da Lei.

Para gerenciar de forma inteligente e eficaz não apenas suas obrigações principais e acessórias, mas também todos os demais relatórios e rotinas da sua empresa, é essencial contar com uma equipe especializada.

Na Previsa, nosso time está sempre atento para buscar as melhores experiências e fornecer um atendimento personalizado desde o primeiro contato. Nossos profissionais, além de ampla experiência em relacionamento, são proativos, objetivos e estão altamente preparados para atender e encantar. Fale com um de nossos consultores e descubra como também podemos ajudar a sua empresa a crescer!

Resumo

Neste artigo, você teve a oportunidade de entender melhor o que são as obrigações acessórias e como elas afetam a sua empresa. Veja os principais pontos abordados:

1. Entendendo as obrigações acessórias
2. O que são obrigações principais
3. O que são obrigações acessórias
4. Como surgem as obrigações acessórias
5. Tipos de obrigações acessórias
6. Prazos para as obrigações acessórias
7. Como facilitar a organização das obrigações acessórias
8. As diferenças entre obrigações acessórias e obrigações tributárias
9. Quais os livros fiscais necessários para as obrigações acessórias

Com este guia completo, você está mais preparado para lidar com as obrigações acessórias e garantir que sua empresa esteja em conformidade com todas as regulamentações necessárias. E se precisar de ajuda, já sabe com quem contar.