Indicadores de desempenho: o poder da métrica nas empresas

Quando estamos gerenciando uma empresa, ou até mesmo um setor, precisamos gerar resultados. Resultado é o objetivo de qualquer organização, mesmo que possam existir resultados diferentes para organizações diferentes.

As empresas tradicionais visam o lucro financeiro, as organizações do terceiro setor visam o lucro social e os governos visam o lucro de toda a sociedade. Mesmo possuindo objetivos diferentes, um ponto nunca irá mudar:

toda organização busca resultado.

Definir qual resultado buscamos é o primeiro passo, e aí que entram os indicadores de desempenho. Quantos clientes queremos atingir? Qual o valor de venda que será nossa meta? Qual margem de lucro desejamos? Aqui, precisamos mesclar realismo com ambição. Não podemos traçar uma meta fora de nosso alcance, pois desmotivaremos todos os envolvidos e, no contraponto, não podemos traçar uma meta fácil demais, pois estamos perdendo potencial de crescimento.

Essa meta será nosso benchmarking, ou seja, nosso ponto de comparação para identificar se nossos resultados são bons ou ruins.

Após definir quais resultados a empresa irá buscar (o nosso benchmarking), precisamos acompanhar o desempenho periodicamente, para podermos ajustar alguma estratégia e corrigir algum ponto que nos direcione para o cumprimento de nossas metas. Para esse acompanhamento, utilizados os KPI’s.

O que é e para que serve um KPI?

Key Performance Indicator (KPI), ou Indicadores chaves de performance, são índices que apoiam a gestão, medindo os níveis de desempenhos e realização de uma empresa ou de um processo específico.

O foco dos KPI’s é identificar se desempenho está em linha com o que foi traçado, como por exemplo os atingimentos de metas de vendas. E até mesmo, servir como ferramenta de comunicação entre os níveis dentro da empresa. Com os KPI’s, os gestores podem identificar se as mudanças nos processos estão surtindo algum efeito, positivo ou negativo.

Existem vários tipos de KPI’s, utilizados por diversas partes de uma empresa e cada um com uma finalidade especifica. Os indicadores de desempenho podem ser quantitativos (números), que refletem informações que podem ser quantificadas facilmente, como vendas, despesas, estoques… ou qualitativos (qualidades e/ou características), que usam um certo grau de subjetividade nas avaliações, como clima organizacional, visão de marca e qualidade no atendimento aos clientes.

Exemplos de KPI’s

Os indicadores de desempenho podem ser divididos em dois grandes grupos: indicadores de desempenho estratégicos e indicadores de desempenhos de processos. De maneira geral, os indicadores estratégicos são índices que controlam a orientação da empresa, com a visão mais macro e orientados para o posicionamento perante ao mercado consumidor e concorrente.

E, os indicadores de processo, controlam o dia-a-dia, indicam a qualidade e execução dos processos internos, buscando atingir os indicadores estratégicos.

Os principais indicadores utilizados por executivos de mercado são:

Time to Market – é o tempo que a empresa leva para disponibilizar o produto para o mercado consumidor. O tempo é considerado da idealização do conceito até a disponibilidade para venda. Como exemplo, a criação de um novo produto. Quanto tempo levamos para cria-lo, testa-lo e começarmos a vende-lo?;

Market Share – é a participação que sua empresa tem do mercado em que atua. Pode ser por localidade, por produtos, por segmentos…Exemplo, sua empresa possui X% das vendas do sul do Brasil;

Ociosidade – é a proporção de tempo que seus recursos estão sem produzir. Pode ser aplicado em equipes, maquinas, fabricas…Como exemplo, sua fábrica está 23% do tempo ociosa;

Capacidade – é a quantidade de itens possíveis para a produção em um determinado período de tempo. Por exemplo, seu restaurante consegue atender 200 pessoas simultaneamente;

Produtividade – é a relação de resultado gerado por uma atividade e os recursos utilizados para ela. Por exemplo, um vendedor atende 2 clientes por hora e, um segundo vendedor atende 3 clientes por hora;

Giro de Estoque – é o índice que mede a quantidade de vezes que seu estoque é vendido em um determinado período. Como exemplo: vendo meu estoque total 4 vezes por mês;

Tiquet-Médio – é o valor total da venda (R$) dividido pela quantidade de vendas. Esse indicador irá mostrar quanto é a média de compra de cada um de seus clientes;

Taxa de Conversão – é o total de venda realizada dividido pela quantidade de visitas/atendimentos que foram realizados pelos seus vendedores. Atendemos 10 clientes e efetivamos a venda para 3, ou seja, 30% de conversão;

Lucratividade – relação entre o lucro gerado e a quantidade de vendas de um período da empresa. Por exemplo, vendemos 100 mil reais e lucramos 9 mil reais, uma margem e lucro de 9%;

Despesas – relação entre as despesas e a quantidade de vendas de um período da empresa. Ou seja, vendemos 100 mil reais e tivemos uma despesa de 30 mil reais, ou seja, tivemos uma despesa de 30% do valor da venda;

Rentabilidade – relação entre o lucro gerado pela empresa e o investimento realizado na empresa. Exemplo: a empresa gera um lucro anual de 30 mil reais e o investimento na empresa foi de 150 mil reais, a empresa está gerando uma rentabilidade de 20% ao ano;

Existe uma infinidade de indicadores para serem utilizados. A combinação de vários indicadores pode gerar uma, ainda maior, quantidade de informações para a empresa. O que precisamos nos preocupar neste ponto é: qual a informação que realmente serve para sua empresa? Implementar todos os indicadores possíveis é garantia de eficiência e boa gestão, muito pelo contrário.

Precisamos focar no que a empresa faz de melhor e utilizar indicadores para potencializar estes recursos. Passar dias alimentando indicadores, que muitas vezes nem são monitorados, só irá desperdiçar recurso humano de usa companhia.

Uma dica importante é: comece do macro e vá para o micro

Comece dos grandes indicadores, como vendas totais, despesas totais, margem de lucro, rentabilidade do patrimônio, despesas, entre outros. E depois vá aprimorando, criando indicadores de processos para poder melhorar os indicadores macros, como rotatividade de pessoal (para melhorar o custo de contratação e treinamento), indicadores de atendimento (para fidelizar clientes), indicadores de giro e margem de lucro por departamentos e/ou produtos (para melhorar a margem total da empresa).

E no seu caso, quais os indicadores de desempenho que utiliza para te ajudar na tomada de decisões estratégicas? Deixe um comentário e compartilhe as suas ideias e opiniões com a gente!