Escrituração contábil: entenda sua importância e quais as vantagens

A escrituração contábil é a técnica de registrar dados em livros, os quais devem ser gerenciados por profissionais capacitados.

Esse procedimento é regido por normas que constam no Código Civil, na Legislação Tributária, nas Normas Brasileiras de Contabilidade e em outras leis esparsas.

Sendo assim, todas as empresas precisam entender a necessidade de realizar o processo de escrituração contábil com a ajuda de um especialista no assunto.

E, pelo mesmo motivo, não há como gerenciar um empreendimento sem ter os registros de patrimônio arquivados desde o início.

Veja, a seguir, algumas informações importantes sobre os benefícios da escrituração contábil:

A importância de controlar o patrimônio

Controlar o patrimônio da empresa por meio de técnicas de gestão tributária é de extrema importância, visto que uma entidade sem setor de contabilidade fiscal não tem como manter os registros de gastos, dos lucros e dos bens pertencentes ao empreendimento.

Por isso, é muito importante que a empresa tenha um setor responsável pela escrituração contábil, pois ele funcionará como um instrumento de defesa, de prevenção e de controle de patrimônio.

Os reflexos do controle financeiro

Um dos principais benefícios que a instituição pode ter aplicando o procedimento de escrituração é o de ter maior controle financeiro e econômico de seu negócio. Todos os registros anteriores servirão para informar em que estágio financeiro a empresa se encontra.

Também poderá ser identificado qualquer gargalo financeiro e gastos desnecessários com questões tributárias ou até mesmo com a folha de pagamento.

A obrigatoriedade da escrituração contábil

O artigo nº 1.179 da lei nº 10.406/2002, prevista no Novo Código Civil Brasileiro, é clara quando diz que

O empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico.

Portanto, não deixe de efetuar a gestão fiscal em sua empresa.

Os diferentes métodos de escrituração

Existem alguns métodos para realizar a escrituração. Por exemplo:

MÉTODO DE PARTIDA SIMPLES

No método de partida simples os eventos são registrados em controles externos à contabilidade. Ele é nomeado dessa forma porque em uma transação é considerado apenas o débito ou o crédito ocorrido no fato. Por conta desses e outros fatores, o método de partida simples é considerado menos completo e eficiente na informação dos dados contábeis.

MÉTODO DE PARTIDA DOBRADA

O método das partidas dobradas possui uma regra fundamental: para cada débito existe um crédito correspondente. Contudo, isso não quer dizer que um fato contábil envolve apenas um débito e um crédito, ele também pode envolver vários débitos e créditos num mesmo evento. O importante neste método é que a soma dos débitos é igual à soma dos créditos. Esse princípio  determina a equação dos demonstrativos contábeis.

A importância de profissionais qualificados

Contratar profissionais qualificados para efetuar a escrituração contábil é um dos quesitos mais importantes para realizar os procedimentos corretos. Eles são responsáveis por avaliar erros e até mesmo adequar a maneira de fazer a folha de pagamento, Sped contábil, planejamento tributário, fluxo de caixa, gestão fiscal… Enfim, tudo que esteja ligado à contabilidade.

Os Documentos Essenciais para Realização da Escrituração Contábil

A base dos registros contábeis é a documentação, sendo assim, para realizar a escrituração contábil é necessário reunir toda a documentação econômica e financeira da empresa, dentre as quais pode-se destacar:

• Notas Fiscais de entradas e saídas (venda e compra);
• Informações relativas a aquisição de imobilizado, tais como: NF aquisição veículos, máquinas, equipamentos, escrituras e contratos de compra e venda de imóveis, etc;
• Financiamentos ou Empréstimos que a empresa venha a contrair com alguma instituição financeira, bem como seus pagamentos;
• Extratos bancários (conta corrente e aplicação financeira) mensais de toda movimentação financeira da empresa;
• Despesas mensais da empresa: recibos de luz, água, telefone, aluguel, fretes, folhas de pagamento dos funcionários, combustível, conservações e reparos, entre outras despesas que venham a ocorrer na empresa;
• Impostos e contribuições pagos.

Os Destaques da Escrituração Contábil (Demonstrativos Contábeis mais usuais)

Por meio da escrituração contábil é possível elaborar alguns demonstrativos contábeis que possibilitam maiores analises da empresa, dentre tais demonstrações destaca-se o Balanço Patrimonial e Demonstração de Resultado do Exercício (DRE). Ambos são obrigatórios e apresentam uma forma simples de analisar o estado “saúde” da empresa. O Balanço Patrimonial apresentada na forma quantitativa e qualitativamente, em determinado momento, o patrimônio da entidade. A Demonstração do Resultado do Exercício evidencia o resultado da empresa (se ela apresentou lucro ou prejuízo).

Além desses demonstrativos, pode-se destacar: A Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC) que evidencia as saídas e entradas de recursos na empresa; A Demonstração da Mutação do Patrimônio evidencia a movimentação de todas as contas do patrimônio líquido durante o exercício social, inclusive a formação e utilização das reservas não derivadas do lucro.

As facilidades da escrituração contábil digital

Com o avanço da tecnologia e da era digital, mudanças de procedimentos vêm ocorrendo nas empresas. Novos softwares de gestão para fins fiscais e previdenciários foram criados, e entre eles está a Escrituração Contábil Digital (ECD).

Esse sistema serve para repassar ao governo todas as informações da escrituração de uma empresa e facilita muito a vida de gestores e de pessoas que trabalham em setores fiscais das organizações.

As vantagens da escrituração contábil

Adotar o procedimento de escrituração contábil, com certeza, só traz vantagens a todas as empresas. Uma delas é que, no caso de a empresa enfrentar problemas financeiros, os empreendedores podem solicitar o benefício da recuperação administrativa e judicial.

Outro privilégio é o de ter segurança em ações trabalhistas, sem contar que muitos outros benefícios podem ser exigidos se todos os trâmites da escrituração estiverem em dia.

As desvantagens de não ter escrituração

A princípio, o processo de escrituração contábil parece ser trabalhoso, mas é simples para profissionais capacitados, e a sua falta pode acarretar muitas desvantagens aos empresários.

Certamente, deixar de fazer os registros vai colocar em risco a rentabilidade e, inclusive, a sobrevivência do empreendimento. Não vale a pena correr riscos desnecessários, por isso, fique atento aos mínimos detalhes e conscientize a sua equipe de trabalho de que esse procedimento deve ser realizado minuciosamente, sem erros.

Conforme citamos acima, as vantagens de efetuar a escrituração contábil em sua empresa são muitas. Portanto, é interessante que o profissional a realizar esses procedimentos na sua empresa tenha conhecimentos de contabilidade gerencial.

Dessa forma, tudo será registrado de maneira correta e seu empreendimento estará amparado por lei, não tendo, assim, que haver preocupação com questões futuras, contra as quais estará protegido.

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