Vantagens do envio de documentos por meio digital

No auge da era digital, ter o mínimo de papel acumulado em seu escritório ou, no auge da quarentena, na sua própria casa (home office para que te quero) seria uma maravilha (por que não dizer “um sonho”?), não é mesmo? E como vai seu envio de documentos por meio digital?

Eliminar a papelada já está indo além da questão de satisfação pessoal (ou profissional), já está se tornando uma obrigação para os empresários que, assim como você, anseiam por ver o aumento gradativo da produtividade de suas empresas, além de ser minimamente sustentáveis e garantir a segurança da informação.

A verdade é que nem todas as empresas possuem essa percepção ainda, e não entendem a importância de fazer isso e quais caminhos devem seguir para começar esse processo. Se você ainda não está na era da digitalização de seus documentos, a primeira dica é essa: entender a diferença entre a digitalização de documentos e os documentos digitais. Um exemplo disso é o que o governo vem fazendo com os principais documentos de identificação do cidadão, como a CNH e o título de eleitor digital.

A tecnologia permite que utilizemos menos papel para registros

Você também precisa entender o que é assinatura eletrônica e como ela se difere da assinatura digital, além de descobrir como elas devem ser usadas para evitar os perigos da digitalização de assinaturas.

Parece complicado? Não se preocupe! Não é assim tão difícil e, ao fim de nossa conversa de hoje, você saberá tudo sobre esse assunto! Com dúvidas? Então, separe nossos rotineiros minutos e relaxe! Vamos conversar!

Ok… Falamos que você precisa entender a diferença entre a digitalização e os documentos que já são digitais, mas, não explicamos essa diferença. Precisamos já começar essa conversa nos redimindo de tal gafe: vamos a uma definição bem simplificada para que você entenda de uma vez!

Definições e conceitos digitalização x documento digital

Digitalização: o documento foi originado no papel e será passado para o computador, em formato digital. É feita por meio de um escâner, por exemplo;
Documento digital: originado, desde o princípio, de forma digital, esse documento é codificado e acessível no computador.

Outro jeito de resumir isso é dizer que o documento digital nasce no computador, tramita, é armazenado e é até eliminado apenas digitalmente. Já o digitalizado era impresso e passa a ser digital, mas não tem o mesmo valor jurídico — é como uma fotocópia.

Fácil, não é?! Na sua empresa, para alegria e satisfação de todos os envolvidos, você pode iniciar os dois processos simultaneamente, digitalizando o arquivo com toda a sua papelada e iniciando o processo para uso apenas de documento digital, eliminando, assim, a necessidade de armazenar fisicamente essa documentação. Menos papelada, mais sustentabilidade – o mundo agradece sua primeira ação.

Como é a mecânica dos processos de digitalização e documento digital

Nada disso é muito complicado: para digitalizar o seu arquivo, você deve prepará-lo com a limpeza e o restauro da papelada mais antiga, se for necessário, e depois escaneá-lo. O arquivo pode ser feito na nuvem para garantir que não haja perda de material. Daí para frente, é só iniciar o processo para que todos os documentos comecem a nascer digitais. Nada precisa de impressão. Pode confiar!

É exatamente isso que a maioria dos clientes em todo o Brasil fazem. A mudança é gradativa, mas gera um impacto positivo enorme em toda a organização. Nós mesmos, enquanto contabilidade, já utilizamos muito do “arquivo em nuvem” – e olha que uma contabilidade acumula uma papelada que ninguém acredita?! Só quem viveu sabe…

As vantagens (que a gente sabe que foi o que te motivou a vir conversar conosco, afinal, vide título) são muitas. Processos que poderiam ser muito mais simples na rotina de uma empresa acabam sendo dificultados e atrasam o andamento de todo o fluxo, reduzindo a produtividade da equipe, aumentando a possibilidade de erros e levando a retrabalhos, o que causa frustração aos colaboradores.

Transações que precisam ser formalizadas em cartório, coleta de assinaturas e reconhecimento de firma podem ser eliminadas com a gestão de documentos digitais.

Além disso, sua empresa ainda terá como benefício

redução de custos com a eliminação de papel;
contribuição com o meio ambiente;
segurança e organização dos documentos;
acessibilidade e mobilidade corporativa proveniente dos dados em nuvem;
agilidade no manuseio e na organização de documentos;
garantia de validade jurídica;
redução do risco de fraude;
possibilidade de realizar assinaturas digitais e eletrônicas, processo que envolve inúmeras outras vantagens que o documento físico não permite.
acesso às informações de qualquer lugar do mundo e de qualquer dispositivo.

Em resumo vos digo: quer alegria? Entre para o lado digital da força!

E esse é um caminho sem retorno

A automatização trará inúmeras vantagens ao seu negócio. Mas antes de iniciá-los, é preciso seguir alguns passos para que não haja desperdício de tempo, perda de materiais importantes, entre outros problemas.

Sendo assim, reúna a sua equipe e faça uma avaliação e um planejamento de como se dará esse processo dentro da companhia. Para isso, respondam, em conjunto, alguns questionamentos, como:

Quem, do setor, vai fazer a captura dos documentos para digitalização?
Sua empresa vai optar por um parceiro para armazenamento em nuvem?
Quem terá acesso aos documentos digitalizados e como isso se dará?

O ideal é que, dependendo do tamanho do seu arquivo físico de documentos, uma pessoa ou uma equipe fique responsável por separar aqueles que devem ser digitalizados, e reuni-los por assuntos. Assim, poderão ser criadas categorias que vão facilitar sua busca depois que eles estiverem armazenados digitalmente.

Antes de passar pelo escâner, devem ser retirados clipes e grampos que podem danificar a máquina. Esse é, também, um bom momento para fazer uma limpeza na papelada, eliminando aqueles documentos muito antigos e que não têm mais necessidade de serem guardados.