Gestão de estoque: 5 erros que deve parar de cometer
24 de maio de 2016
Dicas da sua empresa de Contabilidade: 5 erros na gestão de estoque que deve parar de cometer
Um dos pontos importantes que uma empresa de contabilidade pode auxiliar seus clientes é na gestão de estoque – apesar de ser considerada por muitos uma área exclusivamente operacional -, quando gerida de forma ineficiente, pode causar consequências que afetam os resultados de uma empresa de forma geral, desde os índices de produtividade até a saúde financeira do negócio.
Pensando nisso, decidimos criar este post, para apresentar alguns erros que devem ser evitados a todo custo e mostrar os impactos que eles geram nos resultados quando não conseguem ser eliminados. Se você quer saber como aprimorar sua gestão, continue acompanhando a leitura e confira agora mesmo!
Comprar materiais em quantidade inadequada
Nesse caso, são dois erros que levam a problemas diferentes: o excesso de materiais em estoque e a falta deles. Quando se compram itens em quantidade acima do ideal, além de aumentar os custos com o espaço necessário para armazená-los, o capital de giro acaba ficando comprometido, visto que ele é empregado na compra de materiais que não são necessários para aquele momento. Além disso, corre-se o risco de elevar os índices de perda, perecibilidade, avarias e extravios.
Por outro lado, quando se adquire quantidade abaixo da ideal, pode-se sofrer com rupturas e acabar deixando de atender os pedidos de vendas, o que gera insatisfação nos clientes e compromete o faturamento.
SOLUÇÃO
Para evitar que esse tipo de erro continue a ocorrer em sua empresa, comece a registrar as entradas e saídas de cada item e acompanhe o tempo médio que cada um deles fica em estoque antes de ser vendido. Esses dados ajudam a criar e manter uma previsão de demanda, que é bem útil na hora de avaliar a necessidade de compra.
Além disso, é sempre importante avaliar a situação de mercado, visto que a previsão de demanda pode não ser tão exata quando se trata de picos ou quedas na procura dos consumidores.
Deixar de realizar inventários cíclicos
O inventário de materiais, também conhecido como balanço, é a atividade que realiza a contagem dos itens disponíveis em estoque. Ele é feito com o intuito de analisar e comparar a disponibilidade física dos materiais com as quantidades registradas nos controles.
uando se deixa de realizar essa atividade periodicamente, fica praticamente impossível manter altos níveis de acuracidade e identificar as falhas que causam as discrepâncias.
Ou seja, quanto mais tempo se demora para identificar uma divergência da informação física com a que é enviada para a sua empresa de contabilidade, mais difícil fica identificar a causa desse problema.
Além de tudo, isso acaba gerando problemas com o setor de vendas, uma vez que o vendedor pode identificar a disponibilidade do item em estoque sem que essa mercadoria de fato exista no armazém.
SOLUÇÃO
O ideal é que o gestor alinhe a periodicidade do inventário de acordo com as necessidades de ajustes no estoque. Um bom exemplo disso pode ser inventariar pequenos grupos de materiais a cada semana.
Falta de integração entre departamentos
SOLUÇÃO
Integrar esses setores e manter uma comunicação fluida e ágil auxilia diretamente no poder de tomada de decisão dos gestores, que conseguem planejar soluções mais adequadas, em menos tempo. É muito importante que os setores dentro da empresa parem de reter informações e atuem de forma isolada, pois a integração entre as áreas traz bons resultados que englobam toda a empresa, beneficiando a todos. Contudo, vale lembrar que isso só pode ser feito através da informação compartilhada.
Deixar de utilizar um sistema de gestão
O excesso de controles manuais faz com que a informação fique descentralizada, o que dificulta mais o seu compartilhamento e deixa as atividades mais sujeitas a erros e falta de confiabilidade. Uma gestão de estoque eficiente requer controle rigoroso de todas as movimentações de materiais que são realizadas, além do controle dos níveis de estoque (para saber quando acionar o setor de compras) e gestão de inventários, por exemplo.
Um software de gestão, além de automatizar os processos internos e tornar a gestão mais moderna, garante maior segurança e confiabilidade nas informações, agiliza a realização das atividades, reduz os custos, aumenta a produtividade e auxilia no processo de planejamento e tomada de decisões.
SOLUÇÃO
Apesar de existirem sistemas voltados para a gestão de estoques (WMS), como estamos tratando de integração entre as áreas e de compartilhamento de informações, o mais ideal é implementar um sistema ERP, que faz esse papel e permite a gestão da rotina de diversas áreas dentro da empresa.
Não planejar em médio e longo prazo
No início do texto fizemos referência à questão de a gestão de estoque ser vista como uma atividade altamente operacionalizada. Isso faz com que muitos gestores acabem planejando sua rotina apenas de acordo com a demanda. Ou seja, toda as atividades só são direcionadas de acordo com a demanda do recebimento e da expedição, quando há chegada de itens e/ou sua venda.
Isso aumenta consideravelmente o índice de erros, reduz a possibilidade de identificar falhas e criar soluções realmente eficazes, compromete a rotina de compras, vendas e até mesmo os resultados financeiros.
SOLUÇÃO
Ao planejar cuidadosamente cada rotina e etapa do controle de estoque, o gestor consegue definir seu estoque de segurança, acompanhar o giro das mercadorias, identificar itens obsoletos que não devem ser mais adquiridos, identificar falhas, adotar soluções de melhorias contínuas e tornar a gestão muito mais eficiente.
Entretanto, para isso, mais uma vez é necessário alinhar os processos de ponta a ponta – desde as atividades de compras até trocas ou devoluções que são realizadas pelos clientes.
Como podemos ver, existem erros que, apesar de serem comuns e de muitos gestores lidarem com eles na rotina de uma empresa, podem comprometer seriamente os resultados de outras áreas e fazer com que a empresa alcance desempenho muito aquém do seu verdadeiro potencial. Alguns deles não requerem grandes investimentos e sua correção já traz benefícios para a gestão de estoque em curto prazo.
O que você achou deste artigo? Já teve algum problema em decorrência de algum dos erros citados? Aproveite os comentários para compartilhar suas experiências conosco!
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