Certificado digital é indispensável nas atividades empresarias

O certificado digital é a assinatura digital da pessoa física e da pessoa jurídica, trás segurança e comodidade a seus usuários e faz parte da evolução tecnologia do cotidiano onde documentos eletrônicos são cada vez mais usados, os certificados tem em regra validade de 1 ou 3  anos, devendo ser renovado após este período .

Possui duas modalidades de escolha para o usuário, o certificado A1 tem prazo de validade de um ano e fica armazenado no computador, suas vantagens é que ele pode ser instalado em múltiplos computadores e tem um valor de aquisição menor do que o A3.

Sua desvantagem é que pode ser perdido com facilidade caso o usuário venha a atualizar o navegador de sua máquina, importante deixar claro que na hipótese do usuário ter o certificado A1 instalado em apenas um máquina e o perder devido a atualização de seu navegador da internet não há possibilidade de o instalar novamente , deverá ser adquirido um novo certificado.

O certificado digital A3 é a escolha mais usada, é disponibilizado em cartão (smart card), ou em token que é semelhante a um pen drive, de uso portátil, pode ser levado para uso em qualquer computador, notebook, laptop, ou tablet, desde que em todas as hipóteses possua uma porta USB disponível para o conectar, possui validade de 1 a 3 anos.

Além das modalidades A1 e A3 há dois tipos de certificados , o e-CPF para pessoas físicas , e o e-CNPJ para pessoas jurídicas, o e-CPF é utilizado para os seguintes atos :

• Consultar dados do IRPF
• Acessar ao Receitanet
• Realizar transações de FGTS e Previdência Social
• Enviar e fazer retificações no CAGED
• Aderir ao Cadastro Positivo
• Utilizar o e-DOC
• Assinatura de contratos de Câmbio
• Siscomex
• SPED
• Acessar o e-CAC
• Assinar a escrituração contábil e fiscal
• Serviços da Receita Federal

O  e-CNPJ é usado nos atos :

• Cadastrar, cancelar e consultar procuração no e-CAC
• Acessar o Conectividade Social ICP
• Emitir e parcelar a DAS
• Emitir declaração do CAGED
• Declarar o DMED (profissionais da saúde)
• Cadastrar no INPI
• Assinatura de Contratos de Câmbio
• Serviços da Receita Federal
• CT-e  / NF-e
• Enviar a DIPJ
• Assinar Escrituração Fiscal digital
• Acessar o e-CAC
• Emitir e Retificar o Redarf
• Acessar ao Receitanet

O empresário costuma se confundir sobre qual deve adquirir, e-CPF ou  e-CNPJ, pela totalidade dos atos apresentados acima os dois devem ser adquiridos, conforme apresentaremos mais detalhadamente .

Atos na Junta Comercial de Minas Gerais

Desde Março 2016 está em vigor o Registro Digital de atos na JUCEMG , torna obrigatório o uso do certificado digital para o registro de Contratos, Alterações, Distratos, Livros e outros documentos, para estes atos é necessário a aquisição do e-CPF com nível de segurança A-3 pelo Sócio Administrador ,ou pelo empresário individual.

A JUCEMG por meio da Resolução do plenário nº 6 de 25/08/2016 realizou um escalonamento progressivo da implantação do registro digital para os atos a serem registrados nesta autarquia a depender do tipo societário e porte da empresa conforme quadro abaixo, a partir de 05/12/2016 todos os tipos societários serão obrigados ao registro digital e consequentemente a aquisição do e-CPF nível de segurança A3 para constituir, realizar alterações contratuais ou realizar a baixa de sua empresa.

Emissão de notas fiscais eletrônicas

O uso da nota fiscal eletrônica de venda foi instituído pelo Ajuste SINIEF 07/2005 , em Minas Gerais sua obrigatoriedade se dá pelos contribuintes que pratiquem atividades econômicas tipificada no protocolo 10/2007, a verificação dessas atividades pode ser feita clicando aqui!

E de acordo com o protocolo 42/2009 estão também sujeitos a NF-e os contribuintes que se enquadrem em alguma das situações:

• desenvolvam atividade industrial;
• desenvolvam atividade de comércio atacadista ou de distribuição;
• pratiquem saídas de mercadorias com destino a outra unidade da Federação;
• forneçam mercadorias para a Administração Pública.

Para efetuar a validade jurídica do documento eletrônico exalta-se novamente o uso da certificação digital e-CNPJ com nível de segurança A1 para notas fiscais eletrônicas (NF-e), e e-CNPJ com nível de segurança A3 para notas fiscais eletrônicas e Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e).

A emissão da nota fiscal de serviços eletrônica das empresas sediadas em Belo Horizonte contém sua obrigatoriedade de uso da seguinte maneira, a Prefeitura mantém um monitoramento da receita de serviços prestados e tomados de seus contribuintes através da declaração eletrônica de serviços denominada DES, e quando este contribuinte no período de 2008 a 2015 auferir receita sujeita a incidência do ISSQN no valor de R$ 240.000,00(duzentos e quarenta mil reais) estará obrigado a emitir documento eletrônico de serviço, abandonando a autorização para impressão de documentos fiscais (AIDF), e as notas fiscais manuscritas, passando a fazer uso do certificado digital para realizar a validade jurídica dos documentos.

Acesso ao e-CAC

O  e-CAC é um centro de atendimento virtual da Receita Federal do Brasil que oferece vários serviços para o contribuinte pessoa física ou jurídica por meio de certificado digital e-CPF e  e-CNPJ. Alguns serviços podem ser feitos com um código de acesso gerado pelo contribuinte , outros apenas com certificação digital ,para a verificação de todos os serviços disponíveis.

O ambiente do e-CAC é de grande importância, em seus diretórios é possível o cadastro de uma procuração eletrônica para que um terceiro pessoa física ou jurídica esteja habilitado para a realização de alguns atos, estes atos são descritos como a autorização para transmissão de declarações acessórias eletrônicas em todos os projetos do sistema público de escrituração digital (SPED), então manter a validade do certificado digital, e manter a validade da procuração digital para seu Contador são essenciais as atividades empresariais.

Acesso ao DTE-SN

Através da Resolução nº127/2016 do Comitê Gestor do Simples Nacional foi instituído o Domicilio Tributário Eletrônico do Simples Nacional, que é um canal de comunicação por meio de uma caixa postal centralizada entre a empresa e os entes Federados(Estado,União,Municipio), pendencias sobre obrigações principais e acessórias são informados por este ambiente com acesso por meio de certificado digital , entrou em vigor na data de 15/06/2016 para empresas optantes pelo Simples Nacional. Mais detalhamentos sobre suas funções.

Uso no certificado pra transmissão de informações trabalhistas

Enquanto o projeto do e-social não é implementado, o empresário é obrigado de forma mensal a transmitir as informações sobre para quais empregados está sendo recolhido o FGTS periódico e o FGTS rescisório. Este procedimento se dá por meio do aplicativo Conectividade Social. No ambiente deste programa são alimentadas às informações para a geração da GFIP (Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por  tempo de serviço e informações a Previdência Social).

Através da certificação digital e da procuração eletrônica para a Contabilidade ,essa obrigação acessória deve ser feita para a empresa não incorrer em penalidades e sanções que estão previstas na Lei 8.212/1991 e Lei 8.036/1990. A multa por atraso pela entrega da GFIP correspondente a 2% (dois por cento) ao mês-calendário ou fração, incidente sobre o montante das contribuições informadas, ainda que integralmente pagas, respeitados o percentual máximo de 20% (vinte por cento) e os valores mínimos de R$ 200,00, no caso de declaração sem fato gerador, ou de R$ 500,00, nos demais casos.

De acordo com o inciso I , do artigo 72 da Resolução do comitê gestor do Simples Nacional nº 94/2011, e itens 1 e 2 da Circular Caixa nº 626/2013 foi instituído um escalonamento de datas as empresas optantes do Simples Nacional fazerem uso do certificado para transmissão de informações sociais dos empregados por meio de ambiente digital.

• a) até 31.12.2015, para empresas com mais de 10 empregados;
• b) a partir de 1º.01.2016, para empresas com mais de 8 empregados;
• c) a partir de 1º.07.2016, para empresas com mais de 5 empregados;
• d) a partir de 1º.01.2017, para empresas com mais de 3 empregados.

Cabe observar que o canal eletrônico de relacionamento Conectividade Social, com acesso por meio da certificação digital no padrão ICP-Brasil, é obrigatório para uso pelas empresas que possuam a partir de 11 empregados vinculados.

Assinatura do Balanço Patrimonial

Com a instituição da ECD (Escrituração Contábil Digital) e do Registro Digital os livros diário , razão e o balanço patrimonial se tornaram digitais, nas Juntas Comerciais o registro se tornou eletrônico eliminando-se as informações impressas, para este tipo de ato se torna necessária aquisição dos certificados digitais e-CPF e–CNPJ . O e-CPF que é assinatura digital do sócio administrador ou representante legal será utilizado para a assinatura do balanço patrimonial, enquanto o e-CNPJ será necessário para concessão de procuração digital para que a Contabilidade faça a transmissão da ECD.

Pelos motivos apresentados a  aquisição de certificados digitais se faz indispensável para a criação, desenvolvimento e até a abaixa de sua empresa , você deseja o adquirir com comodidade, segurança e eliminação de toda a parte burocrática para sua criação entre em contato com a Previsa, somos parceiros da Alfafiscal , que é Agente Certificador habilitado para o atender .

Por Leonardo Michael – Analista de Mídias Fiscais – Alfa Fiscal