Benefícios de realizar um controle de estoque eficiente

Por Leonardo Michael – Especialista em Mídias Fiscais

O sonho de todos os empresários é aumentar as vendas, e para que isto seja possível, é preciso ter atenção a um item muito importante: o Estoque! A disponibilidade de produtos é essencial para concluir a entrega e alcançar a satisfação do cliente. E não só isto, um estoque saudável é aquele que é bem administrado para estar em dia com os impostos, permitindo a conformidade com o governo.

Por que gerir bem o estoque da sua empresa?

De acordo com o Regulamento do IPI (imposto sobre produtos industrializados), o conceito de estoque entende-se por matéria prima, produtos intermediários, material de embalagem, produtos em fase de fabricação e mercadoria para revenda. As empresas ao exercerem suas atividades econômicas ocasionam uma rotatividade destes insumos e a logística bem gerida torna-se essencial para uma boa entrega. Devido a isto se torna necessário um rígido controle para gerir um negócio de forma eficiente.

Informações importantes são extraídas deste controle! Veja por exemplo como é estratégico saber o custo de aquisição para definir o preço de venda, tributos incidentes, e dados de logística referentes ao local de acondicionamento do estoque (que pode estar nas dependências da empresa, ou na posse de terceiros). É tão importante este controle que, a oportunidade do estoque estar em posse de terceiros está sendo atualmente uma solução muito usada por atacadistas, estes que detém itens em grandes quantidades de mercadoria e não tem espaço físico para armazenamento.

Empresas com atividade industrial requerem um controle ainda maior, por que os insumos e matéria-prima adquiridos dão origem a um produto acabado no qual são envolvidos processos de elaboração que devem ser registrados em fichas técnicas e ordens de serviço para atenderem obrigações acessórias decorridas por lei. Neste ponto é necessário ressaltar que o controle de estoque é uma demanda direcionada ao empresário; o Contador pode auxiliar de forma consultiva em algumas dúvidas, mas quem está ciente dos processos de produção, ou tem conhecimento da logística de giro do estoque é o gestor do próprio negócio.

Vantagens por realizar o controle periódico do estoque

Gestores utilizam o controle periódico do estoque que é uma técnica eficiente por vários motivos. Alguns deles são: a gestão e monitoramento da tributação, a prevenção da falta ou o excesso de produtos, a erradicação de prejuízos causados por ações jurídicas contra a empresa por parte de consumidores insatisfeitos, o controle de qualidade de validade e o zelo pela condição física ao qual o produto se encontra. Concorda que tudo isto interfere diretamente na percepção de valor dos clientes? São muitos pontos positivos do controle periódico do estoque, destacamos outras vantagens::

-Redução de desperdícios:

-Redução de desperdícios: produtos alimentícios contém vida útil limitada ,com maior controle pode-se evitar prejuízo financeiro pela perda decorrente do vencimento do prazo de validade ou deterioração.

-Maior controle sobre a rotatividade dos produtos: é fundamental classificar os itens quanto a sua finalidade, etapa conhecida como o de/para, segregando-os primeiramente como itens de consumo, estoque, imobilizado, ou material para aplicação na aplicação de serviço.

-Ganho de tempo : operações de logística , como industrialização a ser realizada por outra empresa, remessa para armazenamento em depósito fechado, remessas para consignação, transferência entre matriz e filial, são situações a serem estudadas para minimizar dispêndio de recursos.

-Melhora no fluxo de caixa: realizar uma provisão de caixa é fundamental para se manter o giro de estoque, avaliar as compras necessárias planejar aquisições para longo prazo.

–Complementação ou restituição do ICMS-ST: Em Minas Gerais foram instituídas normas para complementar o ICMS em razão de aumento, ou restituição no caso de indefinição de base de calculo presumida, nestas hipóteses um exímio controle de estoque é necessário.

O estoque exige grandes cuidados devido ao fato de que é um dos bens mais fiscalizados em uma empresa. E existem procedimentos corretos para que o Fisco seja atendido e sua empresa não sofra fiscalizações ou intimações que podem tirar a paz de qualquer empreendedor. Falaremos disto adiante!

O controle de estoque que o fisco faz nas empresas

Há pouco tempo os meios para informar as movimentações no estoque utilizam a internet. Os livros que antes eram enviados em formato de papel e formulários, hoje são enviados como arquivos eletrônicos, e que muitos são chamados de “Bloco”. Com o implemento do Livro de Controle de produção e estoque eletrônico, mais conhecido como o Bloco K, registro que está inserido nas declarações mensais da EFD ICMS/IPI(SPED ICMS), e presumi-se que o fisco faz um controle de estoque mais eficiente nas empresas do que o próprio declarante.

Para elucidar o leitor da precisão das informações, os contribuintes sujeitos a entrega do Bloco K , de forma completa, precisam preencher diversos dados referentes ao estoque. Algumas informações a serem declaradas são: a classificação dos itens de matéria prima, produtos em elaboração, percentuais de perda na etapa de transformação, ficha técnica com os insumos necessários à composição, e quantidade final de produtos acabados.

E não fica por aí, além disto, citamos os registros do Bloco H, estes correspondem aos totais dos itens em quantidade e valor inventariados na data de 31/12. Em síntese, para os contribuintes do regime de apuração normal (débito crédito), o fisco detém informações pormenorizadas do estoque mensal (Bloco K), e anuais Bloco H (Inventário), inclusive acreditamos que haverá um cruzamento dessas informações futuramente.

Empresas optantes pelo Simples Nacional não estão sujeitos a todos estes detalhamentos, entretanto não escapam de um controle eletrônico mínimo do fisco, pois também precisam informar o inventário em registros específicos de forma anual na competência do mês de fevereiro da declaração Sintegra.

Risco de cruzamento de informações do estoque entre as declarações acessórias eletrônicas do SPED

O sistema público de escrituração digital é composto por várias declarações acessórias que devem ser transmitidas pelos contribuintes, dados do estoque são informados na EFD ICMS (SPED ICMS) , ECD (Escrituração Contábil Digital) e na ECF (Escrituração Contábil Fiscal).O risco abrangido encontra-se na informação do estoque final contido nestas declarações, pois eles devem ser iguais, números divergentes podem ocasionar auditoria e fiscalização.

Erros e divergências recorrentes na manutenção do estoque

-Não observar vigência do NCM – NCM’s são códigos atribuídos a produtos para os tipificar conforme a TIPI(Tabela de incidência do imposto sobre produtos industrializados).O que não se costuma verificar periodicamente é que estes códigos possuem vigência para aplicação, um NCM não vigente é semelhante a incorreto, e pode ocasionar erro na validação/emissão de notas fiscais eletrônicas.

-Duplicidade de itens- erro recorrente encontrado no banco de cadastro das empresas, acontece pela não atenção no momento do cadastro de novo item. A constante troca de colaborador responsável por gerenciar o estoque é também uma das causas. Na validação das declarações do SPED este problema gera erro de duplicidade de chave, que impede seu fechamento.

-Tributação incorreta-apurado por uma auditoria do banco de cadastro de produtos. Muitos tributos incidem sobre as operações de venda, diversos itens possuem benefícios fiscais tributários que não são considerados, fazendo com que impostos sejam indevidamente recolhidos a maior ou menor.

-Consequências no CMV- notas fiscais de entrada ou saída não registras pela Contabilidade afetam o cálculo do custo de mercadorias vendidas, fazendo com que os dados apresentados na demonstração do resultado do exercício, e consequentemente no balanço patrimonial sejam inverídicos.

Conclusão

É preciso um melhor acompanhamento das movimentações do estoque pelo empresário, a gestão do estoque é fundamental para evitar penalidades e ter melhor controle do negócio. Se você desconfia que os erros apresentados possam estar acontecendo em sua empresa entre em contato conosco para soluções.