A importância da contabilidade para clínicas e consultórios odontológicos

Qual dentista nunca sonhou em ter um consultório próprio? Essa é a vontade de muitos profissionais da área desde que saem da faculdade. Se você também almeja um espaço para chamar de seu, leia esse artigo com atenção. Vamos falar de contabilidade para clínicas e consultórios odontológicos, assunto que nem todos os dentistas dominam e, por isso, acabam por desistir do sonho ou perder o controle financeiro da empresa.

Realmente, manter a saúde financeira de uma clínica ou consultório requer tempo, conhecimento e dedicação. As tarefas vão muito além de pagar tributos e quitar salário dos colaboradores, o que já exige bastante tempo para ser feito. É preciso ter controle do estoque de materiais, seguir as normas de higiene da Anvisa – o que pode impactar nas contas, administrar a cartela de clientes, calcular lucro, entre outros.

Alguns benefícios da contabilidade especializada

Você pode até fazer a gestão por conta própria, mas saiba que é preciso entender a legislação da área, ser capaz de acompanhar as possíveis mudanças tributárias, gerir questões ligadas ao recursos humanos, entre outras funções. A melhor maneira de manter as finanças organizadas e enfrentar a burocracia é investir no trabalho de um profissional qualificado.

Uma contabilidade para clínicas e consultórios odontológicos poderá ficar responsável por todo o processo relacionado à gestão financeira e, ainda, criar estratégia de crescimento para sua clínica. Dessa forma, você terá mais tempo para dedicar aos clientes, captar novos e até fazer os cursos de especialização que vem adiando.

Vamos agora falar sobre a complexidade dos processos de abertura de clinicas e consultórios, como os padrões de tributação, e mostrar que o auxílio de uma contabilidade pode evitar dor de cabeça aos profissionais da saúde.

A burocracia começa na formalização

Para iniciar a rotina de atendimento, todo dentista deve ter, além do registro no Conselho Federal de Odontologia (CFO), um CNPJ correspondente à natureza jurídica, distinção de porte e enquadramento em um regime de tributação. É necessário também obter número de inscrição municipal e alvará de funcionamento, expedido pela prefeitura da cidade onde o consultório será instalado.

Mesmo que opte por trabalhar sozinho como profissional liberal, sem sócio ou funcionários, será preciso cadastrar a empresa em uma das seguintes modalidades:

• EI – Empresário Individual;
• EIRELI – Empresa Individual de Responsabilidade Limitada;
• LTDA – Sociedade por Cotas de Responsabilidade Limitada;
• A. – Sociedade Anônima (CIA);
• SLU – Sociedade Limitada Unipessoal Simples.

Se você sentiu falta do tipo Microempreendedor Individual (MEI), saiba que essa modalidade não é permita para profissionais da saúde. O registro atende profissionais informais, cuja atividade não possui regulamentação legal, e que tenham faturamento máximo de R$ 81 mil por ano.

Com características específicas, a natureza jurídica dependerá de fatores como presença de sócio, vinculação de patrimônio particular, capital social mínimo exigido para abertura da empresa, entre outros.

 Escolha do porte empresarial

Além disso, a contabilidade para clínicas e consultórios odontológicos deve orientar sobre o enquadrado em uma das duas categorias de porte:

• Microempresa (ME): ideal para quem possui faturamento bruto até R$ 360 mil ao ano;
• Empresa de Pequeno Porte (EPP): voltado às clínicas e consultórios com faturamento anual superior a R$ 360 mil até R$ 4,8 milhões;
• Sem enquadramento: válido para empresas que não se encaixam nos dois portes acima ou tem pessoa jurídica como sócio.

E se a empresa prosperar e ter faturamento acima do limite? É possível fazer a migração de ME para EPP por meio da transmissão da Ficha Cadastral de Pessoa Jurídica (FCPJ). A alteração tem prazo limite para ser solicitada.

Importante salientar que o porte não é determinado automaticamente quando da abertura da empresa. A contabilidade responsável deve apresentar a documentação que comprova a mudança no faturamento, seja para mais ou para menos.

 Análise do regime de tributação

As escolhas importantes relativas à abertura da empresa também inclui o regime de tributação que o CNPJ será enquadrado. São três:

• Simples Nacional: pagamento simplificado, feito em guia única. Só pode ser adotado por empresas com faturamento até R$ 4,8 milhões, ou seja, as registradas no porte EPP;
• Lucro Presumido: o valor da alíquota é fixo – cerca de 11,33%, calculado a partir das atividades desempenhadas pela empresa, esteja ela lucrando ou não;
• Lucro Real: a alíquota varia a cada mês de acordo com a lucratividade da empresa. Em épocas de baixo – ou nenhum – rendimento, existe a possibilidade de isenção de tarifa. Regime obrigatório para os que têm rendimento acima de R$ 78 milhões ao ano.

É nesse passo que as alíquotas sobre serviços e produtos a serem pagos ao Fisco serão determinados. Ou seja, a partir do regime de tributação você saberá quais impostos terá que pagar e a porcentagem de cada um. Essa decisão é de suma importância e precisa ser analisada por um contador experiente.

Caso o enquadramento não esteja de acordo com as características da clínica ou consultório, o contribuinte pode acabar pagando mais que do precisa, diminuindo as possibilidades de lucro e, consequentemente, de crescimento.

Já com uma consultoria especializada, além de enquadrar corretamente e evitar problemas futuros com a Receita Federal, é possível diminuir a carga tributária de forma legal por meio da adequação das atividades ao regime.

Melhor opção

Como pode observar, o processo de abertura de consultórios e clínicas é cheio de especificidades. Somente um contador especializado terá conhecimento o suficiente para analisar o caso da sua empresa em particular e fazer o cadastramento ideal.

Mas não pense que no dia a dia será diferente. Os processos se diferem muito da prática clínica. Periodicamente é necessário contabilizar os impostos a serem pagos – verificando se os valores estão de acordo com as alíquotas, manter a documentação em dia para caso de fiscalização, armazenar a escrituração contábil, manter as informações atualizadas e muito mais.

Para manter o foco no atendimento aos seus clientes, o ideal é contar com a assistência de um contador com experiência em gestão de clínicas e consultórios. Se precisar de ajudar, fale com nossa equipe. Estamos preparados para te auxiliar.

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