As vantagens da terceirização da folha de pagamento em pequenas e médias empresas

Já pensou em ter a terceirização da folha de pagamento do seu negócio por uma empresa especializada, que se importa com todo o processo, desde a admissão à demissão do profissional, passando por questões relacionadas a encargos sociais, 13º salário, férias etc., reduzindo seus custos e riscos com pessoal?

Parece impossível? Mas, não é.

Como comentamos diversas vezes em nosso blog, focar na atividade-fim do negócio é o que garante o sucesso e o lucro da organização. Exatamente por esse motivo, designar algumas áreas e atividades de sua empresa para terceiros especializados é um ato cada vez mais almejado. Essas terceirizações acabam incluindo rotinas de departamento pessoal e recursos humanos, como a folha de pagamento.

Folha de pagamento? – você nos pergunta. Sim, meu caro. Folha de pagamento.

Como se trata de uma questão muito particular de cada empresa e deveras importante, separamos um espaço, hoje, apenas para conversar sobre esse tipo de terceirização e expor as vantagens. Quer entender um pouco? Então, separe nossos rotineiros minutos e relaxe! Vamos conversar!

O que é a terceirização da folha de pagamento

Como você bem sabe, o processamento mensal da folha de pagamento é uma rotina complexa e que exige grande esforço de mão de obra, devido à complexidade da legislação trabalhista brasileira, que é uma das mais minuciosas e detalhistas do mundo. Ou seja, você demanda suor e sacrifício para que a folha de sua empresa saia linda e perfeita.

A terceirização de folha de pagamento nada mais é do que pegar essa rotina e passar para uma empresa terceirizada realizar com assertividade e maestria. Esse ato evita muitas questões internas relacionadas a erro de cálculos, e é também usado como estratégia por empresas de todo o mundo para a maximização dos seus recursos.

Com ela, organizações dos mais diversos segmentos têm mais tempo para se dedicar exclusivamente ao seu verdadeiro negócio e, ainda, reduzir custos – como é de praxe em tantos outros tipos de terceirizações.

Entendeu? Então, vamos focar nas vantagens dessa terceirização:

1 – TEMPO

Um dos principais desafios para os processadores internos de folha de pagamento é simplesmente a quantidade de tempo necessária para completar o trabalho e a incapacidade de encontrar um caminho rápido para a eficiência.

Se você lida com sua folha de pagamento internamente, você sabe que exige muito tempo e atenção aos detalhes. Essa demanda em seu tempo aumenta à medida que sua equipe cresce. E a equipe cresce à medida que sua empresa vai crescendo… Ou seja, temos uma pequena bola de neve em formação aqui.

Cada período de pagamento torna-se uma série de cheques e balanços para garantir que nenhum erro seja feito ao manusear uma quantidade considerável de dados que variam de um empregado para outro.

Esse é o tempo retirado das tarefas principais que o ajudam a gerenciar e desenvolver o seu negócio. Quando você terceiriza a sua folha de pagamento, você liberta imediatamente todo esse tempo.

2 – CUSTOS

O tempo de seu RH ou departamento de Pessoal tem um valor em reais que está vinculado à receita que gera das tarefas que lida em qualquer momento. Em outras palavras, o tempo que você pode economizar a cada dia é dinheiro ganho para a empresa.

Com isso em mente, pense em todo o tempo que gastou e continua gastando nessas tarefas de folha de pagamento em cada período de pagamento:

• Calcular horários de funcionários, deduções, tempo limite pago, licença por doença e impostos;
• Imprimir, assinar e distribuir salários ou talões aos funcionários;
• Processar pagamentos de depósitos diretos ou pagamentos eletrônicos;
• Gerar relatórios de folha de pagamento;
• Preparar e enviar impostos de folha de pagamento locais, estaduais e federais.

Se você olhar para o tempo total que você gasta na folha de pagamento em cada período de pagamento em comparação com os custos de terceirização, você verá uma grande economia de custos quando tirar essas tarefas das costas de sua empresa.

3 – SEGURANÇA

Há uma quantidade razoável de risco que vem com a folha de pagamento interna. A porta está aberta para o roubo de identidade; os registros de funcionários podem ser vistos por aqueles que lidam com a folha de pagamento; os funcionários podem manipular registros para ganhos pessoais e há, também, risco de desfalque.

Só isso tudo já dá uma certa dor de barriga só de pensar. Mas, não para por aí: além desses riscos, você precisará considerar a segurança de seu software de RH/ Folha de Pagamento. Embora o próprio software possa ser relativamente seguro, você pode abrigar seus dados em um servidor ou rede com falhas de segurança que podem deixá-lo aberto ao roubo de dados.

Fazendo um comparativo, a terceirização de sua folha de pagamento, geralmente, significa que seus dados são armazenados em servidores altamente seguros que usam tecnologia de criptografia de ponta, além de backups de dados redundantes.

Se você quer esse mesmo nível de segurança no local, você precisará gastar uma quantidade significativa de capital para criar uma rede segura – mais gastos que não necessariamente queremos. Os serviços de folha de pagamento baseados em nuvem não cobram um valor adicional por esse tipo de segurança, pois, esta abordagem de última geração para armazenar e proteger dados é simplesmente uma parte padrão do serviço.

Maravilhoso, não é?!

4 – MULTAS

Com a contratação de uma equipe terceirizada e especializada para fazer as folhas de pagamento, haverá uma grande redução nas falhas na hora da confecção dos holerites. Anotações e cálculos de pagamento de horas extras, adicionais noturnos e outros direitos dos funcionários devem ser bem avaliados.

Dessa maneira, acontecerá também uma redução nas sanções aplicadas às empresas, que, por confeccionarem as folhas de maneira errada, acabam se envolvendo em processos trabalhistas.

5 – EQUIPE

Outra vantagem de terceirizar a folha de pagamento é poder contar com uma equipe multidisciplinar, com diferentes especializações, que possui um mesmo objetivo para realizar a confecção dos documentos. Esses profissionais estão em constante treinamento, o que agiliza o trabalho e traz muitos benefícios para a empresa contratante.

E você? Está preparado para ingressar no futuro de sucesso de sua empresa terceirizando? Que tal entrar em contato para saber um pouco mais?

Quer ter diferenciais de mercado? Entenda nos vídeos a seguir:

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