O Risco de não revisar o cadastro de produtos de sua empresa periodicamente

O cadastro de produtos tem início com a atividade da empresa, seja varejo, atacado ou indústria é necessário definir qual a destinação dos itens e sua utilização, que de forma geral podem ser categorizados como, mercadoria para revenda, matéria prima ou item para consumo.

Os produtos têm identidade perante o fisco de acordo com seu NCM e descrição. O NCM significa “Nomenclatura Comum do Mercosul”, é um código de 8 dígitos codificado na tabela da TIPI (Tabela de incidência do Imposto sobre produtos industrializados), esta tabela é sistematizada por meio de seções, grupos e subgrupos de forma a simplificar sua pesquisa.

Exemplo de classificação de um produto.

DESCRIÇÃO	NCM
Máquina de lavar	8451.40.10

Benefícios do cadastro correto e revisão

O principal benefício é a tributação correta, o NCM é o identificador para determinar qual serão os tributos que incidirão nas operações de entrada ou saída da empresa nestes itens. Os tributos recorrentes são PIS, COFINS, IPI, IRPJ, CSLL e ICMS.

As legislações destes tributos abrangem benefícios como a isenção, base de cálculo reduzida, alíquota zero, antecipação tributária, e imunidade. No fechamento das apurações dos tributos quando devidamente se aplicam estes benefícios verifica-se considerável abatimento nos valores a pagar.

Outra vantagem é que estar em conformidade com a legislação evita fiscalizações do fisco federal e estadual, atualmente com a quantidade de declarações acessórias eletrônicas do sistema público de escrituração digital (SPED) a verificação destes NCM’s se tornou mais ágil, assim como a percepção se eles estão incorretos.

Quais são os erros geralmente detectados?

Duplicidade de item no cadastro

Ocorre pela não atenção ao que já está no banco de dados, afeta o controle de estoque e o inventário, fica perceptível na Escrituração Fiscal digital (SPED ICMS), que contém registros específicos para os produtos.

Vigência Expirada

Os NCM’s constantes na TIPI possuem data de início e fim de vigência, isto não é observado, é detectável por auditores eletrônicos, e pode causar erros e advertências na validação de declarações acessórias eletrônicas, atraindo a atenção do fisco.

Tributação incorreta

Ocasiona diferenças no recolhimento dos tributos para menor ou para maior, a legislação que os disciplina possuem hipóteses exclusão para os cálculos de fechamento como também o majoramento de algumas alíquotas. Pode gerar autuações e multas as empresas, pois o fisco tem o direito de verificar os últimos 5 anos da movimentação fiscal.

Divergência no tipo do item

Atribuir códigos não abrange apenas o NCM, para empresas que estão obrigadas a transmissão da EFD ICMS existe o registro 0200 (tipo do item) no qual devem ser codificadas sua finalidade conforme as classificações a seguir :

00 – Mercadoria para Revenda

01 – Matéria-Prima

02 – Embalagem

03 – Produto em Processo;

04 – Produto Acabado;

05 – Subproduto;

06 – Produto Intermediário

07 – Material de Uso e Consumo;

08 – Ativo Imobilizado

09 – Serviços(Comunicação/Telecomunicação)

10 – Outros insumos

99 – Outras

De quem é a atribuição pela definição do NCM e sua verificação periódica?

Existe uma indecisão sobre a responsabilidade pela manutenção correta do banco de cadastro dos itens, se esta seria uma atribuição da Contabilidade, da empresa fornecedora do software (ERP) que gerencia a logística, ou do próprio empresário (contribuinte).

As empresas que vendem os softwares de gestão desenvolvem processos para praticidade e funcionalidade dos sistemas, no intuito de atender à necessidade dos clientes, atender normas técnicas e de layout de obrigações acessórias, em regra geral os desenvolvedores não tem conhecimento técnico para atribuir a classificação fiscal dos itens.

Quanto ao Contabilista o Conselho Federal de Contabilidade emitiu nota atestando que não compete a este profissional emitir laudo de classificação de mercadorias, o Contador tem conhecimento para reconhecer qual a tributação incidente, mas não a propriedade para atribuir o NCM devido isto requerer um estudo técnico especifico mercadológico, que não é contábil ou fiscal, portanto, extrapola suas atribuições.

Conclusão

Portanto, recai sobre o empresário a atribuição de classificar suas mercadorias e verificar periodicamente se os NCM’s estão vigentes e coerentes. Devido a isto um dilema é surgido pois, a mão de obra para realização deste serviço é escassa. Compreendendo esta dificuldade a Previsa Contabilidade conta com os serviços da Alfafiscal Soluções Digitais que detém classificadores capacitados e auditores eletrônicos para atender esta demanda.

Por Leonardo Michael

Especialista em Mídias Fiscais