Plano de contas financeiro: O que é e como elaborar

Ter um bom plano de contas financeiro é parte essencial de toda empresa que deseja manter suas finanças em dia. É a partir dele que organizamos outros documentos como, por exemplo, o DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício), o Fluxo de Caixa ou  Balancete.

No artigo de hoje, vamos nos aprofundar neste assunto, para que você compreenda a importância desse tipo de plano no dia a dia da sua empresa. Fique conosco até o final!

O que é um plano de contas financeiro

O plano de contas é um instrumento extremamente útil no dia a dia do financeiro da empresa. Através dele é feita a captação de todas as informações utilizadas na alimentação dos sistemas contábil e monetário de um negócio. Nele é feito todo o registro das movimentações financeiras e também dos eventos, de forma estruturada e lógica para facilitar a organização de tudo.

Sendo assim, o plano de contas financeiro nada mais é que uma relação das receitas e despesas de uma empresa, que pode ser utilizada em balanços e demonstrativos que possam espelhar facilmente sua contabilidade. Ele é o coração do módulo financeiro. É dele que depende todo o sistema contábil: contas a pagar, a receber, demonstrativos e tudo o que necessita dos números da empresa para funcionar.

Esse sistema precisa ser estruturado de forma muito organizada. Os dados precisam ser transmitidos com clareza para que, sempre que necessário, sejam acessados, extraídos e utilizados para alimentar outros processos. Por isso é importante também que todas as informações sejam sempre inseridas de forma detalhada.

Para que o plano de contas financeiro tenha realmente sucesso é preciso que tudo seja padronizado. Para isso é preciso estabelecer e deixar bem claro de que forma as informações serão inseridas nele. É esta padronização que facilitará a extração dos dados que serão usados em outros relatórios e demonstrativos financeiros.

A diferença entre o plano de contas gerencial e o plano de contas contábil

Nomes semelhantes, utilidades não tão semelhantes. A estrutura do plano de contas contábil já é regida por Lei, e tem como uma de suas funções principais ser utilizado como base de dados para o Balanço Patrimonial. Por ser regido por Lei, ele tem suas limitações e não tem folga para alterações.

Já o plano de contas gerencial é bem mais maleável, permitindo às várias empresas ter visões diferenciadas de suas finanças a partir dos dados nele inseridos.

Como elaborar um plano de contas financeiro

A base de um plano de contas financeiro não muda muito, regra geral. No entanto, ele pode ser modelado de forma a atender às necessidades específicas da empresa. Essa modelagem levará em consideração as necessidades de análise e suporte da empresa para as diversas tomadas de decisão dos gestores da empresa. É comum que o primeiro plano de contas de uma empresa seja mais simplificado e depois, com o tempo, vá melhorando e se adequando cada vez mais àquilo que a empresa realmente precisa.

Outro ponto importante é levar em consideração o tipo de relatório ou demonstrativo que será gerado a partir desse plano de contas financeiro. Se estes relatórios precisam de determinados dados, estes dados necessitam estar, obrigatoriamente, inseridos no seu plano de contas. Um bom caminho para a construção do plano pode ser exatamente este: verificar que dados precisam estar nele.

Para elaborar o plano de contas é preciso que ele tenha, no mínimo, quatro grandes grupos de informações: ativos, passivos, receitas e despesas. A sua estrutura básica é simples, e a empresa fará os detalhamentos conforme suas necessidades. Para isso, o primeiro passo é fazer uma lista completa e detalhada com:

• Receitas;
• Despesas;
• Custos;
• Investimentos.

Na hora de fazer a lista, já faça a classificação das despesas nos quatro grandes grupos dos quais falamos anteriormente: Ativos, Passivos, Receitas e Despesas. Isso facilitará seu trabalho na hora de passar tudo para a planilha.

Feita esta etapa, é preciso “dar nome aos bois”: cada tipo de conta precisa ter a mesma nomenclatura, que será usada por todos. Um exemplo: se for definido que, dentro da categoria Despesas vocês terão o nível Despesas Fixas, e como subnível Energia Elétrica, por exemplo, todos devem fazer o mesmo detalhamento e organização. Dessa forma não se corre o risco de misturar informações.

A estrutura básica precisa ser construída adotando níveis e subníveis, partindo sempre da classificação geral para a particular. Um exemplo:

1. Nível 1 – Classificação Geral

1.1. Nível 2 – Classificação mais detalhada

1.1.1. Nível 3 – Classificação particular.

Dessa forma, é possível fazer um bom detalhamento de tudo e, então, extrair dados precisos com mais facilidade.

É essencial ter ajuda especializada

Um passo extremamente importante na hora de formular o plano de contas financeiro é envolver sua equipe contábil no processo, seja ela um contador ou uma equipe terceirizada, como o BPO da Previsa nesse processo. São essas pessoas que farão o uso dos dados inseridos e, por isso, precisam aprovar essa estrutura. A equipe do BPO Financeiro da Previsa, por exemplo, te ajuda nessa organização, de forma a facilitar não apenas a compreensão da ferramenta, mas também a padronização dos dados, acompanhando de perto todo o processo.

Resumo

Ter um bom plano de contas financeiro é o principal passo na organização contábil da sua empresa. Com essa base bem-feita será possível gerar diversos outros relatórios com mais agilidade e eficiência. Nessa hora, ter ao seu lado uma equipe com experiência tornará esse processo muito mais tranquilo e simplificado, evitando erros no processo.

1. Relembre os principais pontos abordados no artigo:
2. O que é um plano de contas financeiro
3. A diferença entre o plano de contas gerencial e o plano de contas contábil
4. Como elaborar um plano de contas financeiro
5. É essencial ter ajuda especializada

A Previsa tem uma equipe formada por especialistas no ramo, que te ajudarão do começo ao fim do processo, garantindo que tudo saia conforme o previsto, sem maiores intercorrências. Também pudera, são mais de 30 anos no mercado atendendo às necessidades de empresas do país todo.