Por quanto tempo devo guardar documentos?

Diante do grande volume de documentos fiscais – tanto físicos, quanto digitais – que chegam e saem da empresa, essa é uma dúvida comum dos empresários. Afinal, por quanto tempo é preciso guardar esses documentos?

Se, por um lado, guardar todos os documentos pode gerar um acúmulo desnecessário de papéis, por outro, ao descartar alguns deles, o empreendedor corre o risco de se desfazer de algo importante e, assim, aumentar o risco de autuações por falta de comprovante, em caso de fiscalização.

Sim, há documentos que precisam ser guardados por muito tempo! Por isso, é preciso observar qual é o prazo de guarda de cada um deles, visto que esses prazos podem ser diferentes.

Os prazos obrigatórios de guarda de documentos são baseados na tabela de temporalidade, vigente em lei, e chamados formalmente de prazo prescricional. Vamos conferir quais são eles?

Como funcionam os prazos?

Como já vimos, cada tipo de documento possui um prazo, de acordo com a sua natureza. Em regra, esses prazos são:

Comercial, caixa e bancos: documentos de caixa; pagamento a fornecedores; compra de insumos e comprovantes de transações bancárias devem ser guardados por 5 (cinco) anos, a contar da data de emissão do documento.

Fiscal: comprovantes de pagamento de impostos e contribuições; DANFE; DAE; Nota Fiscal Eletrônica (NF-e); Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e); Redução Z dos ECFs e arquivos xml de notas emitidas precisam ser mantidos por 5 (cinco) anos, contados a partir de 1º de janeiro do ano seguinte à data do documento.

Trabalhista: CAGED e relatórios com arquivos “.RE” do SEFIP FGTS devem ser guardados por 30 anos. Já os livros, fichas e arquivos digitais de registro de funcionários devem ser mantidos permanentemente, sem prazo final. Outros documentos trabalhistas, por exemplo, RAIS e recibo de pagamento precisam ser mantidos por 5 (cinco) anos, contados partir de 1º de janeiro do ano seguinte à emissão do documento.

Previdenciário: guias de recolhimento de INSS próprio, retido ou de terceiros devem ser guardados por 5 (cinco) anos, a partir de 1º de janeiro do ano seguinte à emissão do documento.

Pedido de compensação ou restituição: o prazo de guarda desses documentos deve ser acrescido em 5 (cinco) anos, a contar da data do envio do pedido.

Alteração no prazo de guarda: o prazo de guarda de determinado documento pode sofrer alteração, caso incida sobre ele fato de exceção como, por exemplo, algum questionamento judicial, ou suspensão da prescrição (em função de fiscalização), ou mesmo o pedido de restituição/compensação.

Quais são os prazos quando há pendências judiciais ou administrativas?

A norma geral traz os prazos prescricionais e suas formas de contagem para os documentos. Entretanto, podem ocorrer pendências judiciais ou administrativas, o que aumentam esses prazos. Dessa maneira, os livros, documentos e papéis relacionados devem ser guardados até a decisão final do processo.

Esses prazos de guarda podem ser interrompidos?

Sim, os prazos de guarda podem ser interrompidos nos seguintes casos:

• citação pessoal feita ao devedor;
• inscrição de débito em dívida ativa;
• execução fiscal;
• parcelamento espontâneo; e
• parcelamento decorrente de benefícios legais, como o Refis, por exemplo.

Documentos trabalhistas e previdenciários: dê atenção especial

De acordo com a CLT, as empresas e os empregadores devem guardar os documentos trabalhistas e previdenciários, para fins de comprovação de direitos e obrigações decorrentes da relação de trabalho (ou da prestação de serviços). A atenção aqui deve ser redobrada, pois, em alguns casos, os prazos de guarda são conflitantes e acabam gerando dúvidas entre empregadores e empregados.

A digitalização substitui os documentos físicos?

A digitalização não elimina a obrigação da guarda e preservação do documento original. Apesar disso, a digitalização possui inúmeros benefícios aos processos empresariais, como a eliminação de papéis e, também, a agilidade na consulta desses documentos.

A partir da digitalização, é possível que os arquivos digitais sejam compartilhados e acessados remotamente, ao mesmo tempo, por pessoas diferentes. Imagine o esforço necessário para encontrar um dado importante de um documento, que está situado em uma enorme estante, cheia de pastas e papéis. Em vez disso, a digitalização de documentos permite que esse dado seja acessado em questão de segundos, sendo preciso apenas fazer uma busca rápida nos arquivos.

De acordo com o Gerente do Departamento de Expedição e Arquivo da Previsa, Junio Damázio, um dos maiores ganhos da digitalização é a possibilidade de armazenar os documentos na nuvem. “Uma vez na nuvem, os documentos podem ser acessados de qualquer lugar e horário, e ainda, de smartphones e tablets. Assim, é possível manter a qualidade de atendimento ao cliente, mesmo que ele esteja distante. A distância agora deixou de ser um empecilho”, afirmou o gerente.

Damázio também destacou como a digitalização contribui para a redução do extravio de documentos, além da redução de custos com logística para entrega de documentos e coleta de assinaturas em tempo hábil.

Outro benefício que merece ser destacado é a segurança. Hoje em dia, muitas empresas estão digitalizando seus documentos para não precisar manusear os exemplares físicos. Isso ajuda a manter a integridade do arquivo pelo tempo necessário de sua guarda. Além disso, evita perdas, rasuras e outros problemas relacionados.

Pelo lado sustentável, a digitalização traz uma grande economia em gastos com papel e impressões, sendo, inclusive, uma opção eco-friendly, visto que respeita e preserva o meio ambiente.

Boas práticas em digitalização

Assim como as empresas de iniciativa privada, os órgãos públicos também têm aderido à digitalização de documentos e assinaturas, com o objetivo de tornar os processos mais ágeis, seguros e sustentáveis.

A Junta Comercial de Minas Gerais (JUCEMG) conquistou avanços significativos em seus procedimentos após a adoção da digitalização. A chancela digital, por exemplo, evoluiu para o registro digital. Assim, esse procedimento deixou de usar assinaturas “físicas”, recebendo apenas as assinaturas digitais. Além de ser mais seguro, o registro digital também agilizou a rotina dos empreendedores, que precisavam solicitar esses documentos junto à JUCEMG.

Aqui na Previsa, todos os documentos estão em processo de digitalização. Até agora, já foi possível reduzir em 50% o espaço físico destinado à guarda de documentos. O nosso objetivo é eliminar os 50% restantes e fazer com que todos os documentos internos sejam digitais, reafirmando o nosso compromisso com os clientes pela qualidade, agilidade e segurança das informações.

Você conhece outros benefícios que a digitalização de documentos traz para as empresas? Ou tem alguma dúvida sobre o tempo de guarda dos documentos? Compartilhe sua opinião conosco, deixando seu comentário.