eSocial completo: O que você precisa saber

Se você tem uma empresa que emprega funcionários, certamente já desejou ter um Guia do eSocial completo para te ajudar a se organizar. Afinal de contas, o eSocial é uma daquelas tarefas obrigatórias em qualquer gestão, ou seja: não há como fugir dele. Contudo, apesar de nem todos gostarem da sua obrigatoriedade, a verdade é que o eSocial fez uma verdadeira revolução no relacionamento entre empresas, colaboradores, e o Governo.

Por entendermos a importância do eSocial e da transmissão correta das informações através dele, fizemos um Guia Completo do eSocial para  você entendê-lo, bem como seus processos, de uma vez por todas. Então, siga a leitura e bom proveito!

O que é o eSocial

O eSocial é uma maneira simplificada e muito mais ágil de se transmitir informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias ao Governo. Ao invés de mil papéis, agora você pode inserir essas informações no sistema, e então elas ficam armazenadas em um banco de dados unificado na internet. A melhor parte é que ele não altera drasticamente as legislações (trabalhista, fiscal e previdenciária), o que tornou a adaptação mais fácil.

No entanto, é preciso ter muita atenção na hora do preenchimento, uma vez que há comunicação íntima entre quem envia as informações e os órgãos fiscalizadores. Ou seja: é preciso cumprir fielmente todas as regras atuais, pois há um controle maior sobre os dados comunicados.

Como implantar o eSocial em uma empresa

Para implantar o eSocial é preciso cuidado e organização. O sistema exige mais de 40 arquivos diferentes, que precisam ser enviados com regularidade e em datas específicas. Para que estes prazos não sejam perdidos, gerando multas, é necessário fazer uma série de adaptações na empresa, envolvendo as rotinas e novos procedimentos.

Os papéis de cada um nesse processo

Para que o eSocial seja implantado com eficiência, todos os envolvidos precisam cumprir seus papéis adequadamente. Em nossa rotina de trabalho, temos um cronograma que facilita as entregas. O empresário fica responsável por enviar as informações de forma eficiente e dentro do tempo hábil e nós, da PREVISA, fazemos a inserção destes dados no eSocial para os nossos clientes. Simples e eficiente.

Quando começou o eSocial

O eSocial já está entre nós! A implantação iniciou em janeiro de 2018 para as empresas de grande porte e as últimas empresas a aderir ao sistema obrigatoriamente entraram em julho de 2021. Portanto, se você ainda não aderiu, já está atrasado! Fale conosco, podemos te ajudar.

Quem é obrigado a enviar o eSocial

O envio de informações via eSocial é obrigatório para todos os empregadores, sejam pessoas físicas ou jurídicas, inclusive órgãos públicos da administração direta, autarquias e fundações.

Áreas da empresa envolvidas nesse processo

Para que todas as informações necessárias para o eSocial sejam enviadas de forma eficiente e com qualidade, é preciso que diversas áreas da empresa trabalhem em parceria. E exatamente por isso, mais do que nunca, a comunicação deverá ser o ponto forte desta integração, para não haver erros que acabam gerando multas. Veja as áreas de uma empresa que precisam estar em sinergia:

• Departamento Pessoal
• Recursos Humanos
• Departamento Fiscal
• Financeiro
• Jurídico
• Informática
• Segurança do Trabalho
• Medicina do Trabalho
• Gestão
• Contabilidade (Previsa)

O que muda com o eSocial

O eSocial trouxe diversas mudanças na forma como as informações são enviadas e monitoradas. Atualmente a ferramenta permite um monitoramento contínuo dessas informações por empresa. A auditoria, agora integral, é feita de forma eletrônica – bem como as autuações -, facilitando assim o cumprimento das obrigações. As provas também são eletrônicas e não mais em papel. Da mesma forma, a fiscalização agora pode ser feita à distância.

Principais situações a serem informadas no eSocial

O eSocial é uma forma extremamente eficiente de centralizar todas as informações sobre os funcionários de uma empresa, bem como os eventos relacionados à vida trabalhista deles. Sendo assim, há uma série de situações/eventos que precisam passar pelo sistema. Veja a seguir quais as principais:

CQC – Consulta de Qualificação Cadastral

O eSocial exige o envio de informações consistentes e qualificadas. Dessa forma, é preciso sempre checar se todos os dados dos colaboradores da sua empresa estão corretos e completos para poderem ser utilizados sem problemas. Para isso é possível utilizar o aplicativo do CQC, que faz essa checagem.

Contratações

Com o eSocial mesmo a contratação precisa passar por processos diferentes. Nesse sentido sua empresa segue normalmente com seu processo seletivo. A principal mudança ocorre na hora de selecionar um candidato a uma vaga: antes da contratação é preciso fazer a Qualificação Cadastral dele – que pode ser feita por ele próprio ou pela empresa. No caso de haver alguma inconsistência, é preciso fazer a correção destes dados antes de efetivar a contratação.

Não são apenas as novas admissões que precisam ser informadas no eSocial. Veja outras situações que precisam obrigatoriamente passar pelo sistema:

• Se sua empresa trabalha com estagiários é preciso também informá-los adequadamente no eSocial, atualizando e revisando constantemente seu cadastro;
• Autônomos;
• Contratações MEI.

Dependentes IRPF

Todos os dependentes também precisam ser informados no eSocial a fim de se evitar multas para a empresa. Será preciso identificá-los adequadamente, informando o tipo de dependente e dados como nome, data de nascimento, certidão de nascimento/casamento e CPF.

Salário família

Têm direito ao salário família os colaboradores com remuneração mensal abaixo do teto para recebimento do benefício, que tenham filhos de qualquer condição menores de 14 anos ou inválidos de qualquer idade.

Tabela de cargos

Toda empresa precisa ter uma tabela com a listagem dos cargos que a empresa possui, bem como seu Código (CBO – Classificação Brasileira de Ocupações). Estas informações são utilizadas no eSocial para validar diversos eventos como, por exemplo, admissão, alteração de dados contratuais etc.

Folha de Pagamento

A Folha de Pagamento é uma das rotinas que demanda mais tempo da equipe. Isso porque nela precisam ser lançados, detalhadamente, todos os eventos mensais como as horas extras, comissões, adicionais noturnos, prêmios e bonificações, faltas etc.

Alterações cadastrais e contratuais

Ao contratar um novo colaborador não basta inseri-lo adequadamente no sistema uma vez e pronto. Todos os dados de todos os colaboradores precisam ser atualizados constantemente, a cada novo evento. Isso garante a autenticidade das informações a serem enviadas ao eSocial.

Por isso é necessário orientar os trabalhadores a informar imediatamente a empresa sempre que houver alguma alteração, seja de endereço, estado civil, formação acadêmica e outros. Sugerimos, inclusive, que cada colaborador assine um Termo de Responsabilidade acerca dessas informações, pois erros nelas podem resultar em multas para a empresa. Cada vez que houver alterações nos dados, ou no contrato de trabalho, será preciso também informar ao setor de Contabilidade (PREVISA), que fará a comunicação ao eSocial.

Férias

Os registros de férias precisam também ser enviados com antecedência à Contabilidade (PREVISA) pois, caso a informação seja enviada ao eSocial fora do prazo, a empresa fica sujeita à autuação. Além disso, você arcará com as despesas do retrabalho da Contabilidade, que acabará precisando reprocessar as informações, o que gerará mais custos.

Afastamento

Todo afastamento de colaborador com atestado médico que seja superior a 03 dias deve ser informado obrigatoriamente no eSocial. O envio dessa informação à Contabilidade (PREVISA) deve ser imediato. Por isso é importante que o regimento interno da empresa especifique prazos para a entrega de atestados (48 horas no máximo após o ocorrido).

Tipos de Atestado de Saúde Ocupacional

Este tipo de atestado é um documento feito por um médico especializado que atesta que o funcionário está apto, física e psicologicamente, a realizar suas atividades. Este documento deve ser providenciado por qualquer empresa que admita funcionários CLT. Conheça os tipos diferentes de atestados de saúde ocupacional:

• Admissional – feito antes da admissão do colaborador.
• Periódico – realizado em períodos conforme orientado pelo P.C.M.S.O (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional).
• De retorno ao trabalho – feito no primeiro dia de retorno ao trabalho por funcionários que estiveram afastados por mais de 30 dias.
• De mudança de função – realizados antes de alterações de função ou atividade, posto de trabalho ou setor que traga riscos diferentes da função anterior.

Segurança e Medicina do Trabalho

Toda empresa precisa se adequar e ajustar seus processos, sistemas ou controles para garantir que os funcionários estejam amparados e sua saúde garantida. Veja alguns documentos que sua empresa pode precisar emitir, referentes à Segurança e Medicina do Trabalho:

• • LTCAT – Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho;
  • PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
  • PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais;
  • PCMAT – Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho (para indústrias do ramo de Construção);
  • PGR – Programa de Gerenciamento de Riscos (há um específico para empresas do ramo da Mineração e outro para as demais);
  • PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional;

 

• Laudo de Insalubridade;

• Laudo de Periculosidade;
• Laudo Ergonômico;
• CAT – Comunicado de Acidente de Trabalho.

Menor Aprendiz

Estabelecimentos de qualquer natureza que tenham pelo menos 7 empregados são obrigados a contratar aprendizes, conforme orientação do Ministério do Trabalho. A contratação deverá ser proporcional ao número de funcionários de uma empresa, sendo 5% no mínimo e 15% no máximo. Estão aptos a serem jovens aprendizes pessoas entre 14 e 25 anos, matriculadas em cursos ou programas de aprendizagem em associações como, por exemplo, Sesc, Senac, CDL etc. As exceções:

• Empresas optantes pelo Simples Nacional;
• Empresas devidamente enquadradas como Microempresas ou Empresas de Pequeno Porte.

PCD – Pessoa com Deficiência

A Lei de Cotas (Lei nº 8.213, de julho de 1991) orienta a inserção de pessoas com deficiência no mercado de trabalho. As deficiências podem ser de ordem física, visual, auditiva, mental ou múltipla.

Para a contratação neste regime, a deficiência deve ser comprovada por um laudo médico PCD ou Certificado de reabilitação Profissional emitido pelo INSS. Estes documentos permitem o enquadramento do empregado nesta Lei, encaminhando-o a um posto adequado à sua condição.

Há a obrigatoriedade de contratação de funcionários PCDs no caso de empresas com 100 ou mais funcionários. Estas devem preencher entre 2% e 5% de seus cargos com colaboradores enquadrados nesta condição.

Desligamentos

O desligamento de um funcionário precisa seguir as regras da CLT, e ser informado ao eSocial em tempo hábil e informado imediatamente à Contabilidade (PREVISA). Avisos prévios retroativos podem gerar multas e o Exame Médico Demissional é obrigatório para todas as situações.

E-Book: Guia Completo do eSocial 2022

Neste artigo trouxemos diversas informações extremamente importantes para você, gestor que precisa que o eSocial funcione adequadamente na sua empresa. No entanto, não paramos por aqui: disponibilizamos a você um Guia Completo do eSocial, com estas informações ainda mais detalhadas para que você não perca nada! Nele você encontra, além das informações básicas, mais detalhamentos, dicas, os prazos de cada evento, valores de multas e muito mais.

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Resumo

O eSocial veio para ficar e, apesar de demandar algumas reorganizações dentro da empresa, é uma forma mais simples e prática de informar diversas situações no âmbito do trabalho. Para que a empresa esteja sempre em dia com suas obrigações, é preciso que haja sinergia entre a empresa, seus diferentes setores e a Contabilidade. Veja os principais pontos abordados neste artigo:

1. O que é o eSocial
2. Quando começou o eSocial
3. Quem é obrigado a enviar o eSocial
4. Áreas da empresa envolvidas nesse processo
5. O que muda com o eSocial
6. Principais situações a serem informadas no eSocial
7. e-Book: Guia Completo do eSocial 2022

Conte com um time de especialistas

Para se adequar ao eSocial, é preciso que seja feita toda uma reorganização dentro da empresa, de forma a melhorar a qualidade das informações prestadas e evitar multas. Além disso, é essencial contar com uma equipe Contábil para fazer a inserção das informações de forma correta no eSocial. Na Previsa fazemos estas inserções de forma tranquila e te ajudamos a organizar os processos para buscar mais eficiência.

Nosso time está sempre atento para buscar as melhores experiências e fornecer um atendimento personalizado desde o primeiro contato. Nossos profissionais, além de ampla experiência em relacionamento, são proativos, objetivos e estão altamente preparados para atender e encantar.

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