Folha de pagamento: o que é, para que serve e como calcular

Um dos itens mais importantes dentro de uma empresa é, sem dúvida, a folha de pagamento. Muito mais que ter o controle dos valores pagos aos funcionários, esse documento tem várias outras finalidades.

Fazer o fechamento bem como o cálculo dos pagamentos dos funcionários é um serviço que precisa ser feito todos os meses. A atividade exige atenção e diversos cálculos diferentes. E isso pode ser feito de forma mais eficiente e otimizada com o uso de uma boa plataforma, por exemplo.

Para você entender os pormenores que envolvem a folha de pagamento fique atento a este artigo até o final. Temos informações preciosas para você nunca mais errar!

O que é Folha de Pagamento

A folha de pagamento é um documento de emissão mensal, feito pelas empresas, para seus funcionários e que traz o detalhamento da jornada de trabalho, impostos, questões financeiras e trabalhistas, e os respectivos valores pagos. Ao final dela é feita a emissão do holerite.

O que é Holerite

O holerite é outro tipo de documento, no qual estão elencadas todas as informações acerca do salário do colaborador, bem como descontos feitos em folha. É feita como uma forma de comprovar o devido recebimento do salário pelo funcionário.

Nele devem constar diversas informações fiscais como, por exemplo:

• FGTS;
• INSS;
• Descontos de faltas sem justificativas ou suspensões;
• Adicional noturno e horas extra;
• Plano de Saúde e Odontológico quando for o caso;
• Jornada de Trabalho;
• Etc.

Para que serve a Folha de Pagamento

A Folha de Pagamento é um documento muito importante. Nela estão reunidas diversas informações acerca dos colaboradores da empresa. A partir dela é possível gerar um documento com todos os valores relativos à remuneração, impostos, descontos e bonificações diversas. É uma forma também de assegurar a remuneração justa dos funcionários.

Em uma Folha de Pagamento devem constar diversos itens, tais como:

• Salário – valor fixo, conforme determinado no contrato;
• Horas extra;
• Comissões e bonificações;
• Adicional noturno;
• Outros adicionais como insalubridade ou periculosidade;
• Faltas e atrasos registrados no Ponto;
• Vales Refeição e Transporte;
• FGTS;
• Imposto de Renda;
• Salário Família;
• Etc.

Folha de Pagamento: o que diz a Legislação

A Folha de Pagamento é regida pelo Art. 255 do Decreto 3048, responsável por regulamentar a Previdência Social. Nele consta que todas as empresas devem emitir a folha de pagamento mensalmente, de forma obrigatória. E nela precisam constar todos os dados referentes à remuneração dos funcionários.

Este mesmo Decreto ainda afirma ser de obrigação das empresas manter uma via da Folha de Pagamento, bem como seus respectivos recibos, no próprio estabelecimento.

Além disso, conforme a legislação vigente, é de responsabilidade da empresa o lançamento mensal de todos os fatos geradores das contribuições, bem como os valores descontos detalhados, os totais recolhidos e também as contribuições da empresa. Todos estes lançamentos precisam ser discriminados individualmente para fins de controle.

Como calcular a Folha de Pagamento

Para fazer o cálculo da Folha de pagamento, há alguns passos importantes a serem seguidos:

• Mantenha um controle eficiente da frequência de trabalho de todos os colaboradores da empresa, através do Ponto.
• A partir do fechamento do espelho de ponto, extraia todas as informações relativas às horas trabalhadas, horas extras, faltas, descontos, atrasos, adicionais e todo o necessário para efetivar o cálculo da folha.
• Faça os cálculos do INSS, FGTS, IRRF etc;
• Depois de todas as informações enviadas, calcule os descontos – faltas, atrasos, VT, VR ou VA, etc;
• Envie a Folha de Pagamento para o eSocial;
• Cheque todas as informações;
• Emita a Folha e guarde-a em local seguro.

Para entender como fazer os diversos cálculos nos quais consiste uma Folha de Pagamento, continue a leitura deste artigo.

Como calcular o INSS

O desconto do INSS é calculado de forma proporcional ao salário dos funcionários. Nesse sentido, salário maior = desconto maior. A legislação estabelece tanto o valor mínimo quanto o teto para este desconto, veja:

• Salários até R$ 1.212,00 – Desconto de 7,5%;
• De R$1212,01 até R$2.427,35 – Desconto de 9%;
• De R$2.427,36 até R$3.641,03 – Desconto de 12%;
• De R$3.641,03 até R$7.087,22 – Desconto de 14%.

O valor deste desconto, assim como vários outros, deve ser feito em cima do valor bruto do salário do empregado. Ele é destinado a diversos benefícios, tais como aposentadoria, auxílio-doença, pensão por falecimento etc.

O débito do INSS deve ser descontado mensalmente da Folha de Pagamento do trabalhador, seja ele CLT ou profissional liberal.

Como calcular o IRRF – Imposto de Renda Retido na Fonte

Para calcular o IRRF, a base será sempre o salário bruto do funcionário, já devidamente descontado o INSS. A partir desse valor, aplica-se o cálculo. Para este cálculo também há uma tabela-base que leva em conta os valores dos salários para o percentual de desconto. Veja, abaixo, os descontos de acordo com a Tabela de IRRF 2022:

• Salários até R$ 1.903,38 – Isento;
• De R$ 1.903, 99 a R$ 2.826,65 – 7,5% ou R$ 142,80;
• De R$ 2.826,66 a R$ 3.751,05 – 15% ou R$ 354,80;
• De R$ 3.751,06 a R$ 4.664,68 – 22,5% ou R$ 636,13;
• Acima de R $4.664,68-27,5% ou R$ 869,36.

Com base nesta tabela, verifique a faixa salarial do funcionário e faça o desconto devido.

Como calcular o FGTS – Fundo de Garantia do Tempo de Serviço

O FGTS é destinado a amparar o colaborador caso haja demissão. O depósito deve ser feito mensalmente na Caixa Econômica Federal, até o dia 7 de cada mês, e seu valor corresponde a 8% do salário bruto do funcionário. Esse valor diz respeito ao tempo de serviço prestado. Para o cálculo, use a fórmula abaixo:

Salário Bruto x 0,08 = FGTS

Importante: o FGTS consta na folha de pagamento, contudo não deve ser descontado do salário do funcionário.

Como calcular adiantamento de salário

O adiantamento de salário é um valor que deve obedecer ao regime de cada tipo de organização. Contudo, geralmente esse valor é de 40%, descontado na Folha de Pagamento. Ele deve ser pago entre o 15º e o 20º dia útil do mês.

Quando a porcentagem for referente a 40% basta multiplicar o valor do salário pela porcentagem e então dividir pelos dias do mês (multiplicados pelos dias trabalhados). A fórmula fica assim:

R$ (remuneração) x 0,04 (percentual adiantamento) / 30 (dias do mês) x 6 (dias trabalhados) = R$ (valor adiantamento).

Como calcular 13º salário

O 13º salário é calculado também levando em consideração o salário do trabalhador. Seu valor corresponde a 1/12 do salário devido em dezembro, por mês de serviço no referido ano. O cálculo é simples, mesmo no caso de pessoas que não chegaram a completar os 12 meses trabalhados. Veja um exemplo de fórmula que facilita bastante este cálculo:

R$ (salário) / 12 (meses do ano) X meses trabalhados no período = 13º salário.

Como calcular férias

Para calcular as férias, assim como em outras situações, é necessário usar como base o valor do salário bruto do colaborador e multiplicá-lo por 1/3 desse valor. O resultado é o valor referente ao valor bruto das férias.

O que é RAT – Risco de Acidente de Trabalho

O RAT é um seguro obrigatório, cujos valores se destinam a cobrir eventuais acidentes de trabalho. Os valores pagos pela empresa variam, conforme a lista abaixo:

• 1% do salário no caso de atividades consideradas como de risco leve;
• 2% do salário para atividades de risco médio;
• 3% do salário para atividades de risco grave.

O grau de risco de cada atividade é determinado por uma tabela divulgada pelo Ministério do Trabalho e Emprego através do Código de Atividade Econômica.

Desconto do VT – Vale Transporte

O Vale Transporte é um benefício concedido a todos os trabalhadores que precisam se locomover de uma região a outra da cidade para chegar até o local do serviço. O contratante pode descontar até 6% do valor concedido do salário-base do empregado. Caso o valor seja menor, deve ser descontado apenas o valor a ser utilizado.

Desconto do VA (Vale-Alimentação) ou VR (Vale-Refeição)

Tanto Vale-Refeição quanto Vale-Alimentação são benefícios que a empresa pode conceder aos seus colaboradores. Eles podem ou não ter seu desconto feito na Folha de Pagamento. Contudo, ainda que não haja o desconto, o valor deve ser discriminado no documento.

Desconto de faltas e atrasos

Todas as faltas não justificadas ou atrasos podem ser descontados da Folha de Pagamento. Afinal de contas, elas consistem em horas que faltaram na jornada de trabalho e devem ser compensadas de alguma forma – seja através de desconto ou horas extras compensatórias.

Normalmente estas faltas e atrasos são contabilizados no Ponto e aparecem no espelho de Ponto. Dessa forma, acabam indo de forma automática para a Folha de Pagamento.

Como enviar a Folha de Pagamento no eSocial em 3 passos

A Folha de Pagamento deve sempre ser enviada para o eSocial – o sistema de escrituração digital do Governo. Para isso, são necessários alguns passos:

1. Faça os cálculos da Folha de Pagamento e processe-a. Após o processamento, confira todos os adicionais e descontos;
2. Faça o lançamento do evento da remuneração (S-1200), sempre com data limite até o dia 15 do mês subsequente;
3. Confira os valores de FGTS e INSS calculados pelo sistema com os do eSocial.

Os 9 principais erros no fechamento da Folha de Pagamento

A Folha de Pagamento é um dos processos mais importantes dentro de uma empresa. Por isso é necessário fazê-la com muita atenção e cuidado, a fim de evitar erros. No entanto, erros podem acontecer. Listamos aqui os principais, para que você consiga identificá-los e, então, evitá-los:

1. Erros de cálculo – Este tipo de erro pode comprometer seriamente o fechamento da folha. Por isso é essencial fazer os cálculos cuidadosamente, inserir as informações com muita atenção e depois checar todas as informações da Folha de Pagamento assim que ela for gerada.
2. Ignorar mudanças internas da empresa – É preciso atualizar imediatamente os registros sempre que ocorrer algum evento com os colaboradores – mudança de cargo, licenças e retornos de licença, férias, desligamentos, benefícios etc.
3. Não se atualizar sobre alterações na legislação trabalhista – É necessário estar sempre atualizado acerca de alterações tanto nas leis trabalhistas quanto na legislação fiscal para evitar multas ou processos trabalhistas.
4. Usar ponto manual – Fazer o controle de frequência e horários dos trabalhadores de forma manual é a receita certa para ter erros no processo. A melhor forma de fazer esse controle é, sem dúvida, o ponto online através de um software, pois isso automatiza todo o processo, além de manter registros seguros.
5. Não acompanhar com regularidade as horas trabalhadas – é preciso ter um controle rígido de horas extras, banco de horas, atrasos, faltas não justificadas e outros eventos que impactam diretamente a Folha de Pagamento.
6. Desorganização das informações para a Folha de Pagamento – falta de organização e gestão ineficiente dos dados deste documento acarreta muitos erros que podem custar caro para a empresa. Se erros forem muito comuns, é preciso reavaliar os processos e buscar uma forma de otimizá-los.
7. Não ter um bom plano de cargos e salários – ter um bom plano desses é uma ótima forma de manter a motivação da equipe. Contudo, a política de remuneração precisa ser justa e transparente para que todos entendam como funcionam as remunerações, gratificações e benefícios de acordo com cada cargo.
8. Desatualização dos dados dos funcionários – Os dados dos funcionários precisam estar em constante atualização e serem guardados de forma segura e eficiente. Há situações que acarretam alterações na remuneração como alterações de cargo, carga horária, mudança de estado civil, dependentes e outros.
9. Pagamentos feitos de forma manual – Com toda a tecnologia disponível, é inconcebível que uma empresa séria fuja da automatização desse processo. Há várias formas de fazer isso, até mesmo agendar o pagamento dos salários diretamente com o banco.

Resumo

Como você pôde ver, a Folha de Pagamento é um documento extremamente importante feito pela empresa. Há vários processos envolvidos nela, e por isso é necessário muita atenção. A seguir, relembramos os principais pontos abordados neste artigo:

1. O que é Folha de Pagamento
2. O que é Holerite
3. Para que serve a Folha de Pagamento
4. Folha de Pagamento: o que diz a legislação
5. Como calcular a Folha de Pagamento
6. Como enviar a Folha de Pagamento no eSocial em 3 passos
7. Os 9 principais erros no fechamento da Folha de Pagamento

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