Terceirização de contas a pagar e tesouraria

Uma das áreas mais sensíveis de uma empresa é a tesouraria. Responsável pelo controle de entrada e saída de recursos financeiros, o funcionamento do setor causa um grande impacto na organização. Isso porque, a boa gestão monetária é o que mantém a saúde financeira em dia e possibilita à empresa desenvolver planos de crescimento, o que normalmente leva a maioria delas à terceirização de contas a pagar.

A rotina da tesouraria deve seguir regras rígidas para que possa promover a estabilidade financeira da empresa. A administração das contas a pagar e receber precisa ser feita de forma sistemática todos os dias, evitando assim, que algo saia do controle e prejudique a empresa em sua totalidade.

E sobre prejudicar falamos não só de ter contas atrasadas e pagar juros. Sem uma tesouraria bem organizada, a empresa pode contrair muitas dívidas, perder valor de mercado e acabar indo à falência.

Importância da tesouraria

O trabalho da tesouraria tem como objetivo garantir que os recursos financeiros recebidos são suficientes para arcar com os gastos. Isso inclui não só as contas mensais – como água, luz, internet, salários, fornecedores, impostos e outros – mas também transações como empréstimos e financiamentos. Todos os valores, sem exceção, devem constar na planilha de controle da tesouraria.

Outra importante função do setor é identificar a margem do lucro ou faturamento que será destinada aos investimentos. Nesse caso, o responsável pela tesouraria deve ter todas as informações cadastradas, como duração, taxas de juros e como isso irá afetar o fluxo de caixa da empresa em curto e médio prazo.

E isso nos leva a abordar outra questão. Por ser encarregada de todo o controle relacionado à verba, a tesouraria é parte fundamental no desenvolvimento das ações futuras. Ou seja, por mais que a empresa consulte a opinião de especialistas em mercado, o planejamento financeiro só pode ser colocado em prática, e alterado quando necessário, depois de passar pelo aval dos profissionais da tesouraria.

A terceirização de contas a pagar e a receber

Já deu para perceber que esse setor funciona como o cérebro da empresa, controlando as movimentações, analisando as informações e enviando os comandos para o restante da organização. Assim como esse importante órgão, se a tesouraria falhar, diversos processos serão prejudicados.

Por ser vital e demandar um trabalho minucioso, muitos empresários estão optando por terceirizar o setor. Ao escolher o método de Business Process Outsourcing, conhecido como BPO, o gestor passa a contar com uma equipe de profissionais especializados em contas a pagar e receber, além de ter acesso a avançados softwares de gerenciamento.

Importante salientar que a contratação do serviço de terceirização, realizada junto a uma empresa de contabilidade, também pode ser feita por corporações cujo setor necessita de auxílio para liquidar dívidas e organização para colocar as contas em dia. Inclusive, para estas, o BPO é uma alternativa rápida e eficaz de estabelecer regras e deixar o fluxo no azul.

São diversos benefícios proporcionados às empresas e, abaixo, listamos algumas.

Sistematização e padronização

Como foi dito anteriormente, para uma empresa se manter firme no mercado, é imprescindível que a tesouraria seja organizada e apresente processos bem estruturados. Com a terceirização isso não só é possível como faz parte da primeira etapa do trabalho. Após analisar as falhas, o profissional irá estudar a melhor forma de saná-las.

Mais que isso, também serão criados métodos de lançamento de dados que atendam às demandas diárias da empresa como forma de sistematizar os processos. A partir da padronização, as informações tendem a ficar mais claras e o diagnóstico da real situação da empresa mais evidente. Dessa forma, o BPO inicia o trabalho de resolução de problemas enquanto realiza a gestão das contas.

Controle de fluxo de caixa

Valores a pagar e receber precisam ser registrados e conferidos para que não haja imprecisão no fluxo de caixa. Com a terceirização, o empresário tem a certeza de que o montante está sendo apontado de forma correta, sem omissões ou arredondamentos.

No BPO, essa rotina será realizada com a ajuda da tecnologia, o que irá manter as informações sempre atualizadas, permitindo a rápida identificação de divergência. Além disso, as transações são validadas por mais de um profissional para garantir que os registros não tenham erros.

Periodicamente, o cliente recebe um relatório sobre as atividades registradas e um balanço atualizado da saúde financeira da empresa. Inclusive, o empresário tem acesso irrestrito às informações que são coletadas da empresa para controle interno.

Acompanhamento em tempo integral

A terceirização garante que a empresa seja monitorada em tempo integral. Dessa forma, qualquer falha poderá ser rapidamente identificada, resultando em menor tempo entre a detecção e tomada de decisões e, consequentemente, redução dos impactos negativos sobre a gestão.

Identificação de oportunidade

Como profissionais do mercado financeiro, os agentes responsáveis pela administração conseguem identificar melhor as oportunidades para a empresa, tanto em relação à quitação de dívidas, a partir de tabelas de juros de cada instituição financeira, quanto investimentos mais rentáveis, uma vez que estão diariamente lidando com indicadores.

O mesmo ocorre com questões tributárias, que devem ser revistas de tempos em tempos. Em caso de atualização da legislação, o enquadramento será adequado, fazendo com que a organização não perca dinheiro com bitributação ou, em alguns casos, conseguindo reduzir a alíquota de impostos e taxas.

Dessa forma, o empresário não precisa se preocupar em estar à par de todas as movimentações do mercado, nem mesmo sobrecarregar seus colaboradores com processos contábeis.

Planejamento orçamentário

Um dos serviços oferecidos pelo BPO é o desenvolvimento de um plano de crescimento a médio e longo prazo. Como os profissionais têm acesso a todas as informações necessárias para criar uma estratégia, eles irão alinhar as ações às expectativas do empresário e colocar o planejamento em prática.

A terceirização da tesouraria oferece diversos benefícios ao empresário e, claro, à empresa. Além de manter a organização e o controle, ajuda a organização a se destacar no mercado por meio de práticas adequadas de gestão e planejamento.