5w2h: uma ferramenta para buscar vantagem competitiva na sua empresa

O 5W2H é uma das ferramentas utilizadas pelas empresas para buscar vantagem competitiva, já que parte da premissa de que não existe nada tão bom que não possa ser melhorado.

Assim, utilizá-la, junto a outras estratégias, é um ótimo meio de promover uma cultura de melhoria contínua e tornar a tomada de decisão mais assertiva – que é o nosso “sonho de princesa”, enquanto gestores e empreendedores, certo?!

Além disso, o 5W2H também é uma ótima opção para empresas que desejam melhorar o planejamento de ações voltadas para o alcance de metas. Então, vamos lá ver o que é exatamente 5W2H e como usar esse método? Continue lendo!

5W2H é usada para compreender um problema ou oportunidade de melhoria

Sob diferentes perspectivas através de sete perguntas:

1. What (O quê?): aqui, deverá ser anotada a descrição do que se trata o problema, qual o objetivo do projeto e/ou mesmo a meta de melhoria que está sendo proposta para alcançar;
2. Where (Onde?): neste espaço, deverá ser registrada a informação do local envolvido pelo problema, ou seja, onde ele está inserido, seja um setor específico ou até mesmo em qual operação ou máquina de produção ele atua;
3. When (Quando?): a informação aqui é ligada a tempo, isto é, desde quando o problema ocorre e qual o prazo para resolução, assim como também as datas de entrega e o cronograma para cumprir o objetivo do projeto;
4. Why (Por quê?): nesta fase, deverá ser inserido o motivo pelo qual resolver este problema ou atingir a meta proposta é importante, ou seja, sob quais aspectos financeiros e qualitativos vale a pena seguir com a resolução deste problema e/ou com o alcance desta meta;
5. Who (Quem?): quem é ou são os responsáveis pela solução deste problema ou oportunidade de melhoria, qual a equipe designada para resolvê-lo e quem são os clientes internos ou externos são algumas das formas de responder este campo;
6. How (Como?): como funciona o processo pelo qual o problema faz parte é a pergunta a ser respondida, ou seja, quais as etapas, atividades e variáveis pertinentes que podem afetá-lo. Uma dica aqui é usar um fluxograma para melhor representá-lo;
7. How much (Quanto?): aqui, a informação pode ser ligada a quantidade e a custo, ou seja, quanto este problema já gerou de gastos para a área envolvida e/ou para toda a empresa, de quanto é o investimento necessário para resolvê-lo, assim como também qual a quantidade de processos e produtos que ele já afetou.

Então, como você pode notar, através de sete perguntas, o problema pode ser visualizado de forma clara e objetiva, favorecendo uma tomada de decisão mais eficaz pelos profissionais envolvidos. Dessa forma, o 5W2H permite facilitar a interpretação objetiva e transparente do problema e do ambiente pelo qual ele está inserido.

Com o problema sendo compreendido sob os diferentes pontos de vista

Você e os demais gestores podem analisar quais as decisões mais rentáveis que deverão ser tomadas, como encaminhar para uma equipe técnica especializada, de forma que o resultado ao final seja o melhor e mais coerente possível com o objetivo declarado no escopo do projeto.

É só compreendendo o problema de forma eficiente que podemos atuar sobre ele e resolver todas as dúvidas que possam surgir durante processo, para obter como consequência um resultado eficaz.

E não é só isso!  Além de resolver problemas, o 5W2H também é uma ótima ferramenta para criar um planejamento estratégico. Isso porque ela define exatamente o que a empresa deve fazer para alcançar as metas estipuladas.

A pura definição dos meios para os objetivos

Afinal, não basta saber onde se deseja chegar, é preciso definir o caminho que será seguido para chegar até lá. É exatamente isso que o 5W2H propicia: a definição dos meios para os objetivos. Por exemplo, temos que um dos fundamentos para uma boa gestão é tomar decisões baseados em fatos e dados que indiquem com exatidão e precisão o melhor caminho a ser percorrido.

E, para cumprir com este objetivo, é essencial conhecer muito bem todas as mais diferentes perspectivas do contexto envolvido em cada decisão, não é verdade?

Pois, muitas vezes, nos deparamos com problemas complexos e difíceis de serem eliminados. Assim, é necessário investigar as causas do problema e eliminá-las para que os processos voltem a funcionar da melhor forma possível, e uma ferramenta que pode ser utilizada com esse intuito é o 5W2H.

O 5W2H permite melhorar o planejamento

Não apenas de empresas ou de projetos complexos, como também nossas atividades diárias. Muitas vezes, nos deparamos com tantas tarefas que é difícil saber por onde começar, não é mesmo?

Assim, podemos usar o 5W2h para direcionar processos e ações de forma organizada, sem deixar nenhuma “ponta solta”.  Afinal, fica muito mais fácil dar conta de fazer tudo, quando criamos um bom planejamento, seja na vida profissional ou, até mesmo, na pessoal.

Agora você já sabe o que é 5W2H e viu um exemplo prático, certo? Então, com esse conhecimento, vamos supor que você acabou de identificar um problema na área em que trabalha e o explanou com a ajuda dessa ferramenta para melhor conhecê-lo. Agora ficará muito mais tranquila a análise dos passos para sanar a situação encontrada.

Ter uma visão ampla faz total diferença.

Experimente!

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