5 Dicas para manter em dia as certidões da sua empresa de ISP

São inúmeras as situações no desenvolver das atividades dos provedores de internet em que são exigidas as Certidões Negativas de Débitos, como estão as suas?

São inúmeras as situações no desenvolver das atividades dos provedores de internet em que são exigidas as Certidões Negativas de Débitos, que são documentos fornecidos pelos órgãos do governo para comprovação de que o contribuinte não possui débitos e/ou informações pendentes com a instituição consultada no momento da sua emissão.

A seguir, você encontrará dicas para ter em mãos as certidões negativas de débitos da sua empresa sempre que precisar. Acompanhe:

1) Mantenha em dia o pagamento de seus impostos e contribuições

As certidões são emitidas com a finalidade de comprovar que a sua empresa não possui restrições com determinado órgão, seja por atraso nos tributos e/ou informações perante o órgão regulador. Portanto, é imprescindível que os pagamentos sejam realizados dentro do prazo de vencimento e as obrigações acessórias transmitidas da maneira estabelecida pela legislação.

Além de recolher os tributos em dia é extremamente necessário que os pagamentos sejam realizados da maneira correta. É comum nos depararmos com o impedimento a emissão de uma certidão devido a existência de débito que o cliente afirma ter recolhido em dia.

Quando isso acontece é preciso verificar o comprovante de pagamento para identificação de possíveis erros de digitação, como: períodos de apuração incorretos, códigos de receita inválidos, valores lançados em campos invertidos, CNPJ de outras instituições e por aí vai…

Caso isso aconteça com você faça contato imediato com a sua contabilidade, pois até os processos para retificação de pagamentos podem ser demorados.

Assim, mais importante que pagar é pagar certo. Atenção! Em algum momento o pagamento errado poderá lhe custar o credenciamento a uma licitação.

2) Calendário de impostos

Nem todos os tributos serão enviados pela sua contabilidade, alguns são gerados e enviados aos contribuintes pelo próprio órgão, caso da Taxa de Incêndio pelo Estado e IPTU pela Prefeitura. Assim, é importante manter um calendário com as datas de vencimentos de cada obrigação.

Peça orientação a seu contador para lhe esclarecer quais os tributos devem ser pagos e em quais datas, também, quais as taxas serão enviadas pelo Fisco. Assim, chegou a data de vencimento e ainda não os recebeu, cobre-os, pois, seu endereço pode estar desatualizado com os órgãos que enviam as taxas diretamente ou podemos estar vivenciando uma paralisação dos Correios.

O calendário precisa ser atualizado a cada ano, os vencimentos são alterados quando ocorrer, por exemplo, a mudança de tributação de sua empresa.

3) Trabalhe com o vencimento das certidões para regularizar suas pendências

Toda certidão possui prazo de validade, seja de 30 dias, 90 dias ou 180 dias, o que depende do órgão emissor. Assim, se organize para que as restrições que possua com determinado órgão sejam resolvidas antes do vencimento da certidão atual. Desta maneira, poderá se programar para o pagamento ou parcelamento de algum tributo que esteja impedindo a renovação do documento.

Mas, não deixe para a última hora. Geralmente, os órgãos precisam de 05 a 10 dias úteis para a recepção de pagamentos e atualização das informações em seus relatórios de regularidades dos contribuintes.

As certidões emitidas não perdem sua validade pelo fato do contribuinte possuir débitos a partir de sua emissão. A certidão uma vez emitida comprova a regularidade da sua empresa pelo período em que compreender a sua validade.
Mas, mesmo assim, algumas instituições podem solicitar uma nova certidão mesmo que tenha apresentado uma ainda válida.

Caso isso aconteça e a empresa consultada possuir irregularidades, a instituição qual requer crédito para financiamento, credenciamento a uma licitação, etc., poderá te desclassificar, pois não há na legislação material que obrigue a licitante ou a instituição financeira a aceitar o documento apresentado pela sua empresa.

A certidão é um documento público que pode ser requerido a qualquer momento e por qualquer instituição. Portanto, é preciso entender de suas necessidades para poder controlar a validade das certidões.

4) Controle de certidões

Se sua empresa depende de certidões válidas com frequência para iniciar algum processo, principalmente, garantir a oportunidades em novos negócios, vale a pena investir em programas que façam o acompanhamento periódico de suas certidões.

Basicamente, os programas existentes no mercado consultam em tempo real a regularidade das certidões nos órgãos que você indicar, caso esteja tudo certo, fará automaticamente a renovação das datas para você.
Agora, se houver algum impedimento, será preciso acessar os sistemas de cada órgão que apresentou pendência para descobrir o que há de errado.

Está ferramenta é bastante válida se sua empresa mantém tudo em dia e tem o financeiro bastante atento os vencimentos de tributos. Mas, se esse não for o seu caso, investir numa contabilidade que ofereça o serviço é meio caminho andado.

A prestação desses serviços ainda não é comum no mercado contábil, mas se puder escolher uma contabilidade que já o ofereça será de grande utilidade para que não tenha surpresas.

5) Saiba diferenciar o status de cada certidão, nem sempre ela será negativa

As certidões podem se apresentar em condições distintas, entenda cada uma delas a seguir:

Certidão emitida na condição de positiva informa que existem irregularidades de débitos e/ou informações perante o órgão emissor. Em alguns casos, as restrições podem ainda ser dos sócios da empresa e, a dívida, está comprometendo a conformidade da instituição. Exemplo: o sócio se esqueceu de pagar o IPVA ou licenciamento de seu carro particular, isso vai impedir a empresa de renovar a certidão com o Estado. O mesmo acontece com multas de transito, irão impedir a renovação da certidão com a Prefeitura;

Certidão emitida na condição de positiva com efeitos de negativa quer dizer que não existem irregularidades cadastrais, nem débitos que sejam exigíveis no momento. Mas que a sua empresa possui tributos parcelados ou garantidos judicialmente perante o órgão emissor. Está certidão poderá se tornar positiva, caso se atrase no pagamento de algum parcelamento. Ou se tornar negativa quando o parcelamento for liquidado e a decisão do juiz for proferida em favor da sua empresa;
Certidão emitida na condição de negativa é simples, significa que não há débitos, informações incorretas e nenhuma restrição com aquele determinado órgão no momento da solicitação da certidão. Assim, é preciso seguir as dicas acima para que a certidão se mantenha negativa em todas as emissões.

Portanto, fique atento, siga as dicas acima e não tenha surpresas.