O que é SPED, declarações acessórias e por que precisam estar em dia?

 

São inúmeras rotinas de trabalho desenvolvidas pelo departamento fiscal de uma empresa, as obrigações acessórias eletrônicas inovaram vários procedimentos manuais que demandavam tempo e mão de obra , os escritórios contábeis e as empresas abraçaram um novo  universo no qual informações em  papel são cada vez menos vistos , a era digital modifica e transforma procedimentos,e obriga que o empresário se adeque a essa realidade.

Esta obrigação, definida no Código Tributário Nacional, no seu art. 113, §2º, possui natureza jurídica de uma obrigação de fazer, o contribuinte é obrigado , por força de lei a prestar informações . As obrigações eletrônicas decorrem da legislação tributária e são instituídas por instruções  normativas, ajustes SINIEF, convênios do CONFAZ ,  decretos e leis ordinárias. Atualmente pontualidade na transmissão das declarações é sinônimo de que sua empresa está bem , e elas são essenciais para a manutenção de seu negócio e para evitar penalidades como apresentaremos.

 

O projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED)

O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) é uma composição de vários projetos que tem finalidade de fiscalização e acompanhamentos criados pelo governo, com sua instituição algumas declarações acessórias que já existiam acabaram por ser extintas , ou serão substituídas durante os próximos anos em todas as esferas tributárias , financeiras , contábeis e departamento de pessoal.

Sua principal finalidade é acompanhar as rotinas das empresas , viabilizando a fiscalização a tornando ágil e dispensando que os auditores da administração pública venham pessoalmente aos estabelecimentos ; com poucos comandos utilizando programas e sistemas de computador em sua própria repartição todos os fatos que aconteceram nos últimos 5 anos ficam a disposição para verificação e cruzamentos.

Os projetos em andamento são :, Escrituração Fiscal Digital (EFD), Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Escrituração Contábil Fiscal (ECF), Escrituração Fiscal Digital – Contribuições (EFD-Contribuições); e os novos projetos: Bloco P – Apuração da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (parte integrante da EFD-Contribuições) Escrituração Fiscal Digital – Social (EFD-Social) e a EFD Reinf.

A iniciativa destes tem em suas premissas medidas anti-sonegação com a possibilidade de cruzamento de informações. Implementado desde 2007 vem se aperfeiçoando e ganhando proporção conforme era programando, de acordo com informações de seus desenvolvedores o objetivo final é que todas as modalidades do Sped citadas se comuniquem , informações de fornecedores e clientes , instituições financeiras , contratações, demissões e afastamentos estarão a disposição do fisco. No âmbito fiscal destacamos que inúmeros tipos fraudes foram extintas apenas com o advento da nota fiscal eletrônica , o controle de estoque, a compra de matéria prima, mercadoria para revenda , uso e consumo , insumos e imobilizado podem ser rastreados .

 

Quais os motivos para manter o Sped da sua empresa em dia?

 Cruzamento de dados e informações

A Receita Federal conta com dois supercomputadores , o primeiro apelidado de “Hal” e com nome oficial de Cadastro de Clientes do Sistema Financeiro Nacional – CCS está  instalado no subsolo do banco central em Brasilia e ocupa todo o andar , tem a finalidade de buscar , reunir e fiscalizar contas bancárias de correntistas por meio de  instituições financeiras em todo o pais , neste são armazenadas informações sobre transações bancárias, e em seus primeiros dias de funcionamento automaticamente já havia criado 150 milhões de pastas , cada uma vinculada com o CNPJ e com o CPF dos titulares das contas . A cada dia são acrescentados 1 milhão de novos registros sobre movimentações ,o sistema é alvo de três mil consultas diárias e pode ser acessado pelo Judiciario , Policia Federal , Ministério público e o Conselho de atividades financeiras . Seus cruzamentos são online entre a administração pública municipal , estadual , federal , bancos , cartórios , Detrans e empresas em geral.

  O segundo supercomputador apelidado de  T-Rex, construído pela IBM,  desenvolvido pelo Instituto Tecnológico de Aeronáutica (ITA) que tem a capacidade de aprender com o ‘comportamento’ dos contribuintes para detectar irregularidades, encontrar sonegadores de impostos utilizando inteligência artificial. O programa vincula as secretarias estaduais da Fazenda, administradoras de cartões de crédito ,cartórios, e instituições financeiras.

Portanto, entre vários tipos de verificações destacam-se situações de omissão de obrigações acessórias dos projetos do Sped, ou mesmo divergências nas informações constantes entre a escrita fiscal dos contribuintes podem ser facilmente detectados pelo fisco.

De acordo com desenvolvedores destes supercomputadores eles capazes de cruzar informações com rapidez e precisão de um número de contribuintes equivalente ao do Brasil dos EUA e da Alemanha juntos. Seus e principais objetivos são:

  • Combater a sonegação fiscal
  • Elevar a arrecadação
  • Inibir a entrada de produtos falsificados no Pais
  • Reduzir consideravelmente o tempo médio do processo de fiscalização.
  • Flexibilizar as importações e exportações
  • Aperfeiçoar a analise fiscal

 Penalidades e autuações

Os valores das penalidades pela omissão de transmissão, ou pela transmissão com informações em desacordo com a legislação são exorbitantes. No Estado de Minas Gerais no que tange as declarações do Sintegra e do SPED ICMS a penalidade do fisco é de 5 mil UFEMGs, o que corresponde um valor em torno de R$ 15.000,00 (quinze mil reais) por infração. Essa penalidade é definida pelo inciso XXXIV do artigo 54 da Lei 6.763 de 1975 , ela pode ter cunho confiscatório , ou seja , ela pode fazer falir seu negócio , imaginemos se sua empresa está em inicio de atividades a pena imposta pode ser gravosa a este ponto.

Quanto as declarações do SPED de cunho Federal os valores de multa são de R$ 500,00 a R$ 1.500,00 reais , essas não tem um cunho confiscatório em comparação com a do SPED ICMS , porém a cumulação de muitos meses omissos ,ou de por exemplo 5 anos retroativos podem também levar uma empresa a falência e a descontinuidade.

Participações em licitações

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é parte integrante do projeto SPED e tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os seguintes livros:

I – Livro Diário e seus auxiliares se houver;
II – Livro Razão e seus auxiliares se houver;
III – Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Com o advento deste projeto do SPED se sua empresa pretender concorrer na modalidade de licitação faz se necessário apresentar o balanço patrimonial digital por meio da Escrituração Contábil Digital. Para a participação em licitações, órgãos públicos estão requerendo recibos de transmissão das declarações e a regularidade do envio destas , o balanço patrimonial, agora digital ,é um dos meios de se verificar a saúde financeira de sua empresa.

Conclui-se que o empresário que quer gerir sua empresa de forma regular deve obrigatoriamente manter as declarações do SPED em dia pelos motivos apresentados.

 

Sua empresa tem atividade que econômica na produção de serviços de comunicação e telecom?

Saiba que há particularidades quanto as declarações eletrônicas mensais para enviar ao fisco para empresas de serviços de comunicação e telecomunicação.

 Sintegra

Na hipótese de opção pelo Simples Nacional sua empresa estará sujeita ao envio do Sintegra de forma mensal, o Sintegra tem a função de fornecer ao fisco informações relativas às operações de compra, venda e prestação de serviços, e entre seus vários registros obrigatórios destacamos os 76 e 77, que são específicos para os contribuintes que emitem Nota fiscal de serviços de comunicação modelo 21 , e Telecomunicação modelo 22.

EFD ICMS/IPI

Na hipótese de opção pelo regime débito crédito em Minas Gerais sua empresa estará sujeita ao envio da EFD ICMS/IPI de forma mensal, a EFD ICMS/IPI é um arquivo digital, que se constitui de um conjunto de escriturações de documentos fiscais com informações de interesse dos Fiscos das unidades federadas, bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelos contribuintes. Em seu preenchimento inicial destaca-se o perfil de enquadramento dos contribuintes, o perfil de enquadramento determina os registros a serem apresentados. Regra geral, o perfil “A” determina a apresentação dos registros de forma mais detalhada e o perfil “B” trata as informações de forma sintética (totalizações por período: diário e mensal).

O fisco Estadual Mineiro determinou que a partir de 01/01/2015 o contribuinte que exerça atividade de comunicação/telecomunicação está sujeito ao perfil “A” da EFD , que como explicado é mais complexo e requer mais informações , e ainda sim por meio da Resolução SEF nº 4.730, de 17.12.2014  determinou que a partir da mesma data fosse informado o registro 1400 na EFD.O Registro 1400 tem por finalidade o fornecimento de informações para o cálculo do Valor Adicionado Fiscal (VAF) por município, sendo utilizado para subsidiar cálculos de índices de participação dos municípios nos repasses constitucionais de receitas tributárias.

Convenio 115/2003

O convênio 115/2003 é uma modalidade facultativa ao contribuinte de escolher a forma da emissão de seus documentos fiscais modelo 21(Comunicação). Em caso de aderir a essa opção poderá emitir documento fiscal através do sistema de processamento de dados em conjunto com a fatura pelos serviços, o que torna procedimentos administrativos de cobrança dos clientes mais simplificado. Entretanto estará o contribuinte sujeito ao envio de uma mídia de forma mensal a Secretaria da Fazenda, contendo todas as operações de serviços prestados a seus clientes.

 

Você deseja iniciar atividades empresarias neste ramo de negócio? Nós damos as dicas para que comece pelo caminho certo.

Adquira um software de ERP eficiente.

ERP, é uma sigla em Inglês que significa Enterprise Resource Planning , e que em português significa planejamento dos Recursos da Empresa. O software ERP é um sistema de informática responsável por cuidar de todas as operações diárias de uma empresa, desde o Faturamento até o balanço contábil, de Compras a fluxo de caixa, de apuração de impostos a Administração de Pessoal, de inventário de estoque às contas a receber, do ponto dos funcionários a controle do maquinário da fábrica, todo o trabalho administrativo e operacional feito numa empresa.

Este ramo de negócio irá requerer informações especificas de acordo com os registros apresentados nas declarações acessórias eletrônicas apresentadas acima , portanto pesquise e procure no mercado as melhores opções para evitar ser surpreendido posteriormente num processo de auditoria interna/externa , ou de fiscalização por parte do Estado , onde informações serão requeridos analiticamente.

Um colaborador qualificado

Conforme sua empresa for crescendo será necessário delegar tarefas a um colaborador , e aquele que ficará a cargo da emissão de notas fiscais e faturamento tem que ser preferencialmente alguém que detenha conhecimentos nas legislações na nível municipal, estadual e federal . Este colaborador irá fazer a integração junto a sua Contabilidade ,e irá manter o bom andamento da área fiscal de sua empresa.

Contrate uma empresa de Contabilidade que lhe dê segurança

Pontualidade e regularidade no envio de declarações acessórias eletrônicas se tornou requisito fundamental para evitar que os empresários corram risco quanto a fiscalização que se torna cada vez mais célere . Atualmente os auditores da administração pública detém todas as informações e não precisam ir presencialmente nos estabelecimentos , com poucos clicks num mouse toda a história da empresa nos últimos 5 anos está a disposição.

Observa-se que atualmente para ingressar em processos licitatórios estão sendo requisitados recibos de envio das declarações do Sintegra, EFD ICMS e outras, por estes motivos contratar uma Contabilidade de expressão e que lhe dê segurança e tranquilidade para gerir seus negócios é requisito fundamental , neste sentido  a Previsa Assessoria Contábil e Empresarial se destaca pelos seus 40 anos de mercado e por ter em sua carteira de clientes empresas reconhecidas em todo o Estado nos segmentos de comunicação como a Rádio Itatiaia , Telbrax , Linksol e Speednet.

A Previsa Assessoria Contábil e Empresarial conta com uma equipe de profissionais qualificados que dão ao empresário segurança e confiabilidade.

Saiba que há particularidades quanto as declarações eletrônicas mensais para enviar ao fisco.

Quer saber mais? Entre em contato conosco!

Por: Leonardo Michael – Alfa Fiscal

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