Certificado digital é indispensável nas atividades empresarias

 

O certificado digital é a assinatura digital da pessoa física e da pessoa jurídica , trás segurança e comodidade a seus usuários e faz parte da evolução tecnologia do cotidiano onde documentos eletrônicos são cada vez mais usados , os certificados tem em regra validade de 1 ou 3  anos, devendo ser renovado após este período .

Possui duas modalidades de escolha para o usuário , o certificado A1  tem prazo de validade de um ano e fica armazenado no computador , suas vantagens é que ele pode ser instalado em múltiplos computadores , e tem um valor de aquisição menor do que o A3 , e sua desvantagem é que pode ser perdido com facilidade caso o usuário venha a atualizar o navegador de sua máquina, importante deixar claro que na hipótese do usuário ter o certificado A1 instalado em apenas um máquina e o perder devido a atualização de seu navegador da internet não há possibilidade de o instalar novamente , deverá ser adquirido um novo certificado.

O certificado digital A3 é a escolha mais usada , é disponibilizado em cartão(smart card) , ou em token que é semelhante a um pen drive , de uso portátil ,pode ser levado para uso em qualquer computador , notebook , laptop , ou tablet, desde que em todas as hipóteses possua uma porta USB disponível para o conectar , possui validade de 1 a 3 anos .

Além das modalidades A1 e A3 há dois tipos de certificados , o e-CPF para pessoas físicas , e o e-CNPJ para pessoas jurídicas  , o e-CPF é utilizado para os seguintes atos :

•    Consultar dados do IRPF
•    Acessar ao Receitanet
•    Realizar transações de FGTS e Previdência Social
•    Enviar e fazer retificações no CAGED
•    Aderir ao Cadastro Positivo
•    Utilizar o e-DOC
•    Assinatura de contratos de Câmbio
•    Siscomex
•    SPED
•    Acessar o e-CAC
•    Assinar a escrituração contábil e fiscal
•    Serviços da Receita Federal

O  e-CNPJ é usado nos atos :

•    Cadastrar, cancelar e consultar procuração no e-CAC
•    Acessar o Conectividade Social ICP
•    Emitir e parcelar a DAS
•    Emitir declaração do CAGED
•    Declarar o DMED (profissionais da saúde)
•    Cadastrar no INPI
•    Assinatura de Contratos de Câmbio
•    Serviços da Receita Federal
•    CT-e  / NF-e
•    Enviar a DIPJ
•    Assinar Escrituração Fiscal digital
•    Acessar o e-CAC
•    Emitir e Retificar o Redarf
•    Acessar ao Receitanet

O empresário costuma se confundir sobre qual deve adquirir , e-CPF ou  e-CNPJ , pela totalidade dos atos apresentados acima os dois devem ser adquiridos , conforme apresentaremos mais detalhadamente .

 

Atos na Junta Comercial de Minas Gerais

Desde Março 2016 está em vigor o Registro Digital de atos na JUCEMG , torna obrigatório o uso do certificado digital para o registro de Contratos , Alterações ,Distratos , Livros e outros documentos , para estes atos é necessário a aquisição do e-CPF com nível de segurança A-3 pelo Sócio Administrador ,ou pelo empresário individual .

A JUCEMG por meio da Resolução do plenário nº 6 de 25/08/2016 realizou  um escalonamento progressivo da implantação do registro digital para os atos a serem registrados nesta autarquia a depender do tipo societário e porte da empresa conforme quadro abaixo , a partir de 05/12/2016  todos os tipos societários serão obrigados ao registro digital e consequentemente a aquisição do e-CPF nível de segurança A3 para constituir ,realizar alterações contratuais ou realizar a baixa de sua empresa .

 

Emissão de notas fiscais eletrônicas

O uso da nota fiscal eletrônica de venda foi instituído pelo Ajuste SINIEF 07/2005 , em Minas Gerais sua obrigatoriedade se dá pelos contribuintes que pratiquem atividades econômicas tipificada no protocolo 10/2007, a verificação dessas atividades pode ser feita clicando aqui!

E de acordo com o protocolo 42/2009 estão também sujeitos a NF-e os contribuintes que se enquadrem em alguma das situações :

– desenvolvam atividade industrial;
– desenvolvam atividade de comércio atacadista ou de distribuição;
– pratiquem saídas de mercadorias com destino a outra unidade da Federação;
– forneçam mercadorias para a Administração Pública.

Para efetuar a validade jurídica do documento eletrônico exalta-se novamente o uso da certificação digital e-CNPJ com nível de segurança A1 para notas fiscais eletrônicas(NF-e) , e e-CNPJ com nível de segurança A3 para notas fiscais eletrônicas e Conhecimento de transporte eletrônico(CT-e).

A emissão da nota fiscal de serviços eletrônica das empresas sediadas em Belo Horizonte contém sua obrigatoriedade de uso da seguinte maneira , a Prefeitura mantém um monitoramento da receita de serviços prestados e tomados de seus contribuintes através da declaração eletrônica de serviços denominada DES ,e quando este contribuinte no período de 2008 a 2015 auferir receita sujeita a incidência do ISSQN no valor de R$ 240.000,00(duzentos e quarenta mil reais) estará obrigado a emitir documento eletrônico de serviço , abandonando a autorização para impressão de documentos fiscais(AIDF) ,e as notas fiscais manuscritas , passando a fazer uso do certificado digital para realizar a validade jurídica dos documentos.

 

Acesso ao e-CAC

O  e-CAC é um centro de atendimento virtual da Receita Federal do Brasil que oferece vários serviços para o contribuinte pessoa física ou jurídica por meio de certificado digital e-CPF e  e-CNPJ. Alguns serviços podem ser feitos com um código de acesso gerado pelo contribuinte , outros apenas com certificação digital ,para a verificação de todos os serviços disponíveis clique aqui!

O ambiente do e-CAC é de grande importância, em seus diretórios é possível o cadastro de uma procuração eletrônica para que um terceiro pessoa física ou jurídica esteja habilitado para a realização de alguns atos , estes atos são descritos como a autorização para transmissão de declarações acessórias eletrônicas em todos os projetos do sistema público de escrituração digital (SPED) , então manter a validade do certificado digital ,e manter a validade da procuração digital para seu Contador são essenciais as atividades empresariais.

 

Acesso ao DTE-SN

Através da Resolução nº127/2016 do Comitê Gestor do Simples Nacional foi instituído o Domicilio Tributário Eletrônico do Simples Nacional, que é um canal de comunicação por meio de uma caixa postal centralizada entre a empresa e os entes Federados(Estado,União,Municipio), pendencias sobre obrigações principais e acessórias são informados por este ambiente com acesso por meio de certificado digital , entrou em vigor na data de 15/06/2016 para empresas optantes pelo Simples Nacional. Mais detalhamentos sobre suas funções clique aqui!:

 

Uso no certificado pra transmissão de informações trabalhistas

Enquanto o projeto do e-social não é implementado, o empresário é obrigado de forma mensal a transmitir as informações sobre para quais empregados está sendo recolhido o FGTS periódico e o FGTS rescisório. Este procedimento se dá por meio do aplicativo Conectividade Social. No ambiente deste programa são alimentadas às informações para a geração da GFIP (Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por  tempo de serviço e informações  a Previdência Social).

Através da certificação digital e da procuração eletrônica para a Contabilidade ,essa obrigação acessória deve ser feita para a empresa não incorrer em penalidades e sanções que estão previstas na Lei 8.212/1991 e Lei 8.036/1990. A multa por atraso pela entrega da GFIP correspondente a 2% (dois por cento) ao mês-calendário ou fração, incidente sobre o montante das contribuições informadas, ainda que integralmente pagas, respeitados o percentual máximo de 20% (vinte por cento) e os valores mínimos de R$ 200,00, no caso de declaração sem fato gerador, ou de R$ 500,00, nos demais casos.

De acordo com o inciso I , do artigo 72 da Resolução do comitê gestor do Simples Nacional nº 94/2011, e itens 1 e 2 da Circular Caixa nº 626/2013 foi instituído um escalonamento de datas as empresas optantes do Simples Nacional fazerem uso do certificado para transmissão de informações sociais dos empregados por meio de ambiente digital.

a) até 31.12.2015, para empresas com mais de 10 empregados;
b) a partir de 1º.01.2016, para empresas com mais de 8 empregados;
c) a partir de 1º.07.2016, para empresas com mais de 5 empregados;
d) a partir de 1º.01.2017, para empresas com mais de 3 empregados.

Cabe observar que o canal eletrônico de relacionamento Conectividade Social, com acesso por meio da certificação digital no padrão ICP-Brasil, é obrigatório para uso pelas empresas que possuam a partir de 11 empregados vinculados.

 

Assinatura do Balanço Patrimonial

Com a instituição da ECD (Escrituração Contábil Digital) e do Registro Digital os livros diário , razão e o balanço patrimonial se tornaram digitais , nas Juntas Comerciais o registro se tornou eletrônico eliminando-se as informações impressas, para este tipo de ato se torna necessária aquisição dos certificados digitais e-CPF e–CNPJ . O e-CPF que é assinatura digital do sócio administrador ou representante legal será utilizado para a assinatura do balanço patrimonial , enquanto o e-CNPJ será necessário para concessão de procuração digital para que a Contabilidade faça a transmissão da ECD.

Pelos motivos apresentados a  aquisição de certificados digitais se faz indispensável para a criação, desenvolvimento e até a abaixa de sua empresa , você deseja o adquirir com comodidade, segurança e eliminação de toda a parte burocrática para sua criação entre em contato com a Previsa, somos parceiros da Alfafiscal , que é Agente Certificador habilitado para o atender .

Por Leonardo Michael – Analista de Mídias Fiscais – Alfa Fiscal

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